客観的な記録と法改正への迅速な対応を実現。
複雑な勤務形態にもデフォルトの機能で対応しながら、
業務効率化を実現しました

株式会社IJC

業種情報通信業
社員数 125人（2024年4月時点）
住所〒794-0032
愛媛県今治市天保山町2-5-1
Web https://www.ijc-imabari.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン
テレタイムシリーズ

信頼性とサービスの向上をモットーに情報システムを通じてお客様の業務・事務を支える一員として「お客様と共に歩み、共に悩み、そして共に解決する真のパートナー」となることを基本理念とし、地域社会と共に歩み続けています。
公共分野に強みを持ち、自治体や社会福祉団体向けのシステム開発・運用を中心に、地域のデジタル化を支援しています。
主力事業には、社会保障系福祉分野を対象としたソフトビジネス事業、全国約200団体で導入されている総合福祉システム「あゆむくん」の開発・運用を行うパッケージ事業、地方自治体および民間企業向けの各種システムを提案から運用・保守まで一貫して提供するSI事業、そしてIT基盤の構築を支援するネットワーク事業を展開しています。
地域社会のニーズに応えるシステム開発と運用を通じて、今後も地域の発展に貢献してまいります。

課題
- 客観的な記録に苦労し、二度手間が多く発生
- 部署単位の異なる勤務形態により業務が複雑化
- 法改正の度にシステム改修の手間が都度発生
導入のきっかけ
- 複雑な勤務形態に対応しながら細かいところに手が届く
効果
- 勤怠に対する意識の変化とかんたん操作で客観的な記録を実現
- ペーパーレス化を図りながら手間をかけずにシステム内で完結
- 日々の運用と管理を通じてクロノスの強みを実感

今回、客観的な記録による業務効率化と法改正への対応を目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」、「タイムレコーダー」によって、複雑な勤務形態に対応しながら従業員の意識改革も実現、かんたんな打刻方法で今まで二度手間となっていた業務の効率化に繋がったというIJC様にお話を伺いました。

課題

客観的な記録に苦労し、二度手間が多く発生

導入前の運用は自社開発したスクラッチの勤怠管理システムで勤怠データを自動集計する機能と、給与システムに一括で取り込めるように仕組みを構築し、管理していました。
打刻は出退勤のタイミングで従業員各自がPCでシステムを起動して入力するという方法をとっていたため、客観的な記録ではなく、出退勤時刻を入力する時間を自己基準で記録できてしまう点が課題でした。
管理側では締め日前には必ず自身の入力が済んでいる状態にするようアナウンスしていましたが、それでも発生する入力漏れ、時刻の誤入力等の確認やそれによる修正等、二度手間な作業が多く、苦労していました。その結果、締め作業がなかなか進まず、給与システムへの取り込みまでに時間がかかっていた点においても課題でした。

部署単位の異なる勤務形態により業務が複雑化

時間外作業や休暇等の各申請書は基本的にすべて紙での運用とエクセルによる管理を行っており、勤務形態も非常に多く採用しているため、部署単位で異なる管理を採用していたことがより業務を複雑にさせていました。また、入力された出退勤時刻の情報は申請書と紐づいていないため、入力データと申請内容を照合する必要がありました。
それにより、申請内容とシステムに入力された情報との整合性がとれず判断に悩むといったことも度々発生していました。
その中でも時間外労働扱いの管理方法は特に問題視しており、残業を行う場合は上長の事前承認が必要になるため、社内ではこの事前申請の滞りがないよう徹底していましたが、紙運用により実労働時間と時間外労働の正確な判断にタイムラグが生じていたため、申請した内容やその対象となる勤怠を管理側で効率良く把握するための仕組みを構築したいと感じていました。

法改正の度にシステム改修の手間が都度発生

時間外労働の上限規制や、月60時間超の時間外についての割増賃金率の引き上げ等、政府の働き方改革による段階的な改正法対応がここ数年で必要となりました。
改正に基づくシステムの改修については、社内のSEが行っていましたが、新たな法改正のたびに作り直す手間と時間が非常にかかっていました。会社として長い目でみたときに、内製で行うより、専用のパッケージで完結した方がコストパフォーマンスも良く、効率も良いのではないかと考えるようになりました。

導入のきっかけ

複雑な勤務形態に対応しながら細かいところに手が届く

システムは、部署ごとに異なる多種多様の勤務形態に対応するため、自社でシステムを構築し、管理していたという経緯があります。今後、社内SEに負担をかけず専用のパッケージでの運用を検討していた中、採用している勤務形態に近い運用方法であり、高いカスタマイズ性をもつシステムということで、紹介を受けたのがクロノスでした。
とにかくカスタマイズが細かく設定できるという印象で、これなら今の運用方法をより効率化しながら採用している勤務形態にも問題なく対応できそうだと感じ導入に至りました。
たとえば勤務中の中抜けの時間は、所定時間の中で実労働時間として扱う場合と時間外作業の中で実労働時間に含まない時間として扱う場合などを細かく集計する必要がありました。
クロノスは、それをシステムで自動集計しながら個人、部署、勤務形態を細かく設定したうえで管理できるという点で、非常に魅力的でした。この中抜けについては、従業員目線では業務を中断しているだけの時間ではありますが、管理側ではそれを除きながら正しい時間で集計をしなければならないため、その管理には苦労していました。この課題を解決できるイメージが沸いたところも導入の大きなきっかけとなりました。
また、働き方改革による法改正や2024年問題など働き方やコンプライアンスが今まで以上に重要視されるなか、法令遵守された働き方に対応しながら、より働きやすい環境にするため社内の運用や管理方法をより細かいところまで見直していこうという動きも導入のきっかけのひとつです。

効果

勤怠に対する意識の変化とかんたん操作で客観的な記録を実現

出退勤時刻については、社内に設置されたタイムレコーダでICカードによる打刻と、出先等でシステムを介し行うWeb打刻を導入しています。これにより客観的な記録の取得が可能となりました。また、手間が発生していた出退勤時刻の入力も不要となり、今ではリアルタイムに記録された情報を毎日把握できるようになりました。データを確定するまでの時間も格段に速くなっています。
従業員からも今まではPCを起動してシステムを開いて入力する手間もなくなったため、以前よりかんたんに正確な打刻ができるようになったと声が届くほどで、管理側と従業員側それぞれのメリットを実感しています。
Web打刻では現場作業が発生する場合や、出張時でも営業が外出先から打刻できるようになったため社外にいる場合でも正確な記録を残せるので非常に便利です。8割タイムレコーダー、2割が外出先からWeb打刻での記録があるイメージで運用できています。
タイムレコーダーで使用しているICカードは、社内の入退出管理にも使用しているため、ひとつのカードで入退室から打刻までできるようになりました。PCを起動する習慣が定着していたため、導入当初は従業員が設置しているタイムレコーダーをスルーしてしまうというようなこともあったのですが、今では出勤や退勤のタイミングで確実に打刻してもらえているため、そういった意味でも従業員の勤怠に対する意識の変化を感じています。

また、休暇管理においても、通常の有休休暇の他、長期休暇、慶弔休暇等種類毎や、1日、半日、時間等取得単位で細かく設定することができ、柔軟に対応できるようになりました。
特に有給管理の設定項目は多く設けていますが、取得日数や残日数は各自がリアルタイムで確認することができ、年度繰越や付与についても自動計算され反映することが瞬時に可能となりました。
これまで自社開発のシステムでは、複雑な勤務形態を管理するために必要な設定を自由に行えるメリットがありましたが、クロノスの導入後は、自社開発システムの良い点も取り入れつつ、運用方法を大きく変えずに様々な効果を実感できています。
給与システムとの連携も非常にスムーズで、CSV形式で簡単にデータを取り込むことができています。

ペーパーレス化を図りながら手間をかけずにシステム内で完結

今まで各申請は紙とエクセルによって運用と管理を行っていましたが、クロッシオンのワークフロー機能により完全ペーパーレス化を実現しました。各申請の申請フォームも必要に応じて作成し、複数登録されています。紙による管理と異なり、システム上で自動でカテゴライズしながら管理できるようになりました。運用から管理まで手間のかかっていた作業をクロッシオンの中でできるようになったことで、管理工数を大幅に削減できています。
現場の従業員からは自分たちの申請の承認進捗をリアルタイムで把握できるため非常に便利だと声が上がっています。
今までは上長が出張中だと承認してもらえないケースもあり、承認までに時間がかかるといった課題も解消されました。

日々の運用と管理を通じてクロノスの強みを実感

細かい部分まで設定できると紹介を受け導入に至りましたが、様々な勤怠管理システムが存在するなかで、おそらくどのシステムも大差はないのではないかと思っています。多少の対応スピードの違いはあるかもしれませんが、法改正に対応する機能はどのシステムにも必要です。
ただ、法改正に基づいたうえで社内のルールを変えずに本堂に寄り添うかたちでシステムの運用と管理を行えること、クロノスのシステムを導入したことで、より業務改善が図れるようになったところは非常に大きなメリットを感じています。
これまでの管理方法を踏襲しつつ、システム化によってさらに業務改善を図れるところはクロノスの強みであり、汎用性も高く、この点においては数ある勤怠管理システムの中で、最も優れているのではないかとぜひアピールしたいです。

導入前

導入後

クロノスからIJC様へ

広島営業所 – 営業担当コメント

日頃より弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
また取材についても快くお引き受けいただき、重ねて御礼申し上げます。
出張や中抜け、緊急時の戻り勤務など複雑な管理に対して、運用方法を大きく変更することなく様々な効果が実感できたというお言葉を頂き、非常に嬉しく思います。
取材では、システムに対する貴重なご意見も多数頂戴いたしました。
引き続きお客様にご満足いただける製品とサービスを提供できるよう、全力で努めてまいります。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、どうぞよろしくお願い申し上げます。

取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
汎用性に優れた勤怠管理システムであるとのご評価を頂戴し、大変光栄に感じながらお話を伺っておりました。
数ある製品の中から弊社の製品をお選びいただき、継続してご愛顧いただけていることに、心より感謝申し上げます。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。