日や月またぎのシフト制にも手修正を加えず自動集計。
月間800枚にのぼる紙の使用をなくし、ペーパーレス化を実現しました

東宝ファシリティーズ株式会社

業種サービス業（ビルメンテナンス業）
社員数 297人（2024年4月時点）
住所〒100-0006
東京都千代田区有楽町1-7-1
有楽町電気ビルヂング北館14F
Web https://tohofc.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

ビルの管理・清掃・警備・建設・施設運営などの総合ビルマネジメントサービスを提供し、オフィスビルや商業施設などの清掃、電気・空調設備の管理、安全な警備、建物の維持管理や改修工事、プロパティマネジメントや施設運営支援を行っています。
また、東宝グループの一員として、エンターテインメント事業を中心に多様な分野で事業展開を行っています。
「朗らかに、清く正しく美しく」の企業理念のもと、皆様の大切な資産を守り、施設をご利用いただくすべての皆様により安全で快適かつ継続可能な環境を提供するためのイノベーションを継続してまいります。

課題
- 日や月またぎ勤務の集計作業で手修正が発生
- 拠点数と申請経路の多さからスムーズな承認が困難に
導入のきっかけ
- 複雑なシフト制への対応が一強
効果
- 日や月またぎ勤務に手修正を加えることなく自動集計
- ペーパーレス化を実現しながら勤怠における自己管理を強化
- リモートサポートにより、その場で課題を解決

今回、集計が複雑になりがちな勤務形態の集計に対応するなど、迅速かつ柔軟に運用できる管理方法の見直しを目的に導入した勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」によって、ペーパーレス化と日や月またぎ勤務の自動集計を実現、クラウド化によって勤務状況を見える化し、自己管理を強化できているという、東宝ファシリティーズ様にお話を伺いました。

課題

日や月またぎ勤務の集計作業で手修正が発生

クロノスの導入前、打刻は指静脈認証システムを使用しており、記録されたデータはCSVで出力、その後マクロを組んだエクセルへ取り込む形で運用していました。
打刻自体はシステム化できていましたが、簡易的な作りであったため細かい部分まで手が届かないといった状態でした。
加えて、動作が重く打刻データ修正後の反映確認には数分の待ち時間が発生し、シートの切り替えだけでも処理に時間がかかり、日常的な業務においてスムーズな処理が難しかったです。
また、当社がビルメンテナンス業となるため、警備や設備部門、建設事業などでは宿直や夜勤といった日をまたぐ勤務が発生します。しかし、以前まで利用していたシステムでは日や月またぎの勤務データの約5割が正しくカウントされず、手修正が必要となり、給与計算の際には大きな業務負担となっていました。
打刻面では、指静脈認証を導入し各拠点に設置していましたが、登録情報の管理に手間がかかり、退職者が出た際には本社側でマスタ情報の削除ができず各拠点での対応が必要で、人事異動が発生した場合も異動先での再登録を行う必要があるなど、登録件数の制限も相まって管理の煩雑さが課題でした。
打刻から集計までも課題は様々な面で感じていましたが、法改正への対応にもコストが都度発生してしまうことから、迅速かつ柔軟に運用できる管理方法の見直しを検討していました。

拠点数と申請経路の多さからスムーズな承認が困難に

各申請業務は紙ベースで運用していたため、手作業による工数や多岐にわたる申請経路の多さから処理に時間を要していました。
具体的には承認の度に押印が必要なため、従業員はまず業務責任者へ提出し押印を受けた後、営業所へ持参して営業所長の押印、最終的に営業所員が管理部門へ届けるというフローです。
この申請経路と拠点数の多さが影響し、管理部門へ書類が届くまで時間を要することから、締め日には各拠点で慌ただしく動いている状態でした。
申請後の管理についても、有休残数の管理は社内で作成したエクセルを使用しており、増減の確認は手作業で行っていたため、ミスが発生するリスクも高く、正確な残日数の把握に時間と手間がかかっていました。
給与計算についてはアウトソーシングを活用していましたが、勤怠データを渡すために、翌営業日までに各上長が従業員の勤怠を承認し、その後、管理部門が最終確認を行う必要があり、この一連の作業を短期間で完了させる必要があったため、スケジュールが非常にタイトでした。

導入のきっかけ

複雑なシフト制への対応力が一強

複数の勤怠管理システムを比較する中で最も重視したのは、シフト制への対応力と不正打刻防止の観点から生体認証による打刻方法でしたが、これらの要件とクロノスの機能が合致したため、導入を決定しました。
特にシフト制の従業員が多く勤務時間が個々に異なるデータを扱う必要があり、従来はエクセルで集計を行っていたため柔軟性に欠けていたことを課題として抱えていましたが、この点でもクロノスで自動化しつつ効率化できるという点が魅力的でした。
また、各拠点に設置していた指静脈認証機器はクラウド非対応だったため、データの再登録や削除に手間がかかっていたという課題も、クロノスを導入することで「クロノスPerformance」からマスタ情報を削除・更新できるようになり、拠点から離れていてもスムーズにデータ管理し、非常に便利になるとイメージしました。
有休管理についても付与日数などを基準に沿って管理できることや、年間800枚以上の紙で行われていた申請業務を「クロッシオン」に移行することで、ペーパーレス化の実現など、導入することでの様々な効果を感じました。

効果

日や月またぎ勤務も手修正を加えることなく
自動集計

管理職やデスクワークがメインとなる従業員はPCからWeb打刻を行い、整備などの現場部門では手のひら認証による打刻を行っています。
課題となっていた日や月またぎ勤務の集計についても「クロノスPerformance」により、集計したい日付や基準に合わせて自動集計が可能になりました。
例えば、これまでは24時を超えて翌朝5時に退勤した場合、0時を基準として5時間分が別日に集計されていましたが、今では「30時」といった表記で1日の勤務として集計できるようになり、手修正を加えることなく勤務時間の管理が非常に楽になりました。
また、「クロノスPerformance」の機能のひとつである帳票は使用頻度が高く、特に出勤簿の管理において活用しています。
当社では業務上の都合により、本社や現場部門を含めた全社で毎月第一土曜日を出勤日としていますが、この働き方の見直しや改善を検討する際にも、帳票機能が役立っており、出勤率などの細かなデータを一覧で確認できるため、従業員の勤怠状況や社内の勤務パターンを見直す場合にも効果的だと感じています。

ペーパーレス化を実現しながら勤怠における自己管理を強化

各申請業務は、「クロッシオン」を活用することでペーパーレス化を実現しています。
クラウドで申請できるようになったことも効率化を感じている部分のひとつですが、従業員はタイムカード画面から有休残数などの各種集計項目をリアルタイムで確認できるようになったことも大きなメリットです。
これまでは給与明細か、管理側へ問い合わせる方法のみでしか確認手段はありませんでしたが、今では従業員自身がリアルタイムで勤務時間や時間外労働の状況を確認できるようになり、労働時間のコントロールや調整など、自己管理のしやすい運用になりました。
また、申請書が管理側に届くまで時間を要していた課題も解消されています。
紙ベースの申請では複数の申請経路を経る必要があり、時間と工数を要していましたが、システム化によりプロセスが短縮され、物理的な書類の提出が不要となったことで、交通費などのコスト削減にもつながっています。
申請書のシステム化は従業員からの要望として以前から声も上がっていたため、従業員満足度の向上にも寄与できているのではないかと思っています。

リモートサポートにより、その場で課題を解決

とにかくサポート体制が良く、これまで勤怠管理システムに限らず様々なシステムを利用してきましたが、これほど繋がりやすく便利なサポートは初めてと感じるほどです。
特にサポートの中でもリモートサポートには助けられており、言葉だけでは伝えづらい部分でも同じ画面を共有しながら設定の見直しや、課題の解決をスムーズに対応してもらえるため非常に有難く、作業中に今すぐ解決したいことをその場で解決してくれる点は、クロノス導入後の大きなメリットのひとつです。
また、当社では認定制度への取り組みを強化し、働きやすい環境づくりにも積極的に取り組みながら、その一環として会社全体の勤怠管理を見直し、従業員がより快適に働ける社内環境の整備を進めています。
現在は変形労働制を採用し「クロノスPerformance」で対応していますが、建設事業など夜間勤務が発生する部門にもより適した設定を行い、今後も柔軟な働き方に対応できる環境づくりの促進を目指していきたいと考えています。

導入前

導入後

クロノスから東宝ファシリティーズ様へ

東京営業所 – 営業担当コメント

この度はお忙しい中、快く取材をお引き受けいただきまして、誠にありがとうございます。
日や月またぎ勤務の集計作業や、有給休暇の管理など、弊社製品の導入で効率的な管理が実現できたとお話を伺い、大変嬉しく思っております。
お客様に長くご利用いただけますよう、クロノス一同精進して参りますので、今後ともご愛顧賜りますようよろしくお願い申し上げます。

取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました
弊社のサポート体制では、リモートサポートを通じて実際の画面を確認しながらより一層お客様に寄り添ったサポートの提供を目指しておりますので、お話を伺う際にお褒めの言葉をいただけたこと、大変嬉しく存じます。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。