勤怠データの確定にかかる時間を約4日から半日まで短縮。
自動化による劇的な業務効率化を実感しました

株式会社大分中央ゴルフ

業種娯楽・生活サービス業
社員数 55人（2024年4月時点）
住所〒870-1173
大分市大字横瀬3174-3
Web https://oitachuo.com/

クロノスPerformance
テレタイムシリーズ

同クラブは1973年6月21日に開場し、以来、地元地域に親しまれています。
コースは18ホール、パー72、全長6,543ヤードの丘陵コースで、高崎山、鶴見岳、由布岳といった大分の代表的な三山を一望できる景観に恵まれています。無霜地帯に位置しているため冬でも暖かくプレーが可能で、施設内にはフロント、浴場、レストランを完備し、来場者が快適に過ごせる環境を整えています。
幹事向けのサポートでは、コンペの受付やルール提案、成績表作成、表彰式、賞品の手配などのサポートも行っております。

課題
- 打刻漏れの発生によりデータを揃える作業が発生
- 紙ベースの運用により管理が煩雑に
導入のきっかけ
- 勤怠管理業務においての時間短縮を図れる
効果
- 打刻漏れの発生を防ぎながら勤怠への意識が向上
- 自動集計でデータの入力ミスも大幅に削減
- 離れた拠点からもグループ間でデータを共有

今回、紙ベースの運用と管理からの脱却を図りつつ、自動集計により勤怠集計から給与移行にかかる工数や時間短縮を目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「タイムレコーダー」によって、グループ間で勤怠データを共有しながらリアルタイムで従業員の勤務状況を把握、勤怠管理業務の大幅な時間短縮を実現できたという大分中央ゴルフ様にお話を伺いました。

課題

打刻漏れの発生によりデータを揃える作業が発生

打刻は紙のタイムカードで出退勤時刻を記録していましたが、退勤時に打刻を忘れて帰宅してしまうケースの発生を問題視していました。
勤怠の締めのタイミングで漏れが発覚し、本人確認を行うものの記憶が曖昧で思い出せないこともあり、データの揃わない場合の対応では紙のタイムカードからリアルタイムで打刻状況を確認することは難しいため、打刻漏れが発生してもすぐに本人確認をとれないことを課題と感じていました。
締め日前は本来の集計作業に加えて、抜けを確認してデータを揃えるという作業が発生していました。

紙ベースの運用により管理が煩雑に

紙のタイムカード打刻から各種申請まで、紙による運用と管理を行っていました。
保管場所の確保が必要なことや、退職者が出るたびに必要書類を取り出し、印刷して戻すという手間が発生していたため、管理は非常に煩雑でした。
また、タイムカードの打刻情報は手作業で集計していましたが、データの本人確認が必要な場合もあり、勤怠データの確定には約4日の作業日数がかかっていました。
データ確定後も記録した合計時間を給与ソフトに直接入力するといった手間も発生し、勤怠の締め作業以外では、翌月の準備が必要であることから、全従業員分の紙のタイムカードに名前や年月を押印するなど、管理担当者の人数も少ない中で行う、翌月分の準備が負担となっていました。
打刻の記録から申請、集計までのアナログ運用と管理で、ヒューマンエラー発生のリスクも懸念し、システムによる自動化が必要だと感じていました。

導入のきっかけ

勤怠管理業務においての時間短縮を図れる

今までかかっていた時間を短縮しながら業務効率化が図れると感じ、導入を決めました。
具体的には、部署が多く給与の支払い金額が一律ではないことや、さまざまな勤務形態を採用しているため、その運用に対応できるシステムであることは必須条件でしたが、計算式などデフォルトの機能で対応できるだけでなく、これまで紙の受け渡しで確認していた情報をリアルタイムで確認できる点が非常に魅力的でした。
当時は、勤怠集計から給与移行までにかかる工数や時間を短縮しつつ、削減した時間を他の業務に充てるために、システムによる自動化が必要だと上司も見かねていたという状況もありました。
また、クロノスの導入にあたり、離れた拠点間でデータ共有ができるかを相談したところ、管理者双方のPCでデータ共有が可能であると回答を得たことも、導入を決めた要因のひとつです。
多くの勤怠管理システムが存在しますが、クロノスが求める条件に合致していたため、大きな比較検討を行うことなくスムーズに導入を決定しました。

効果

打刻漏れの発生を防ぎながら勤怠への意識が向上

紙のタイムカードから「タイムレコーダー」を導入し出退勤打刻を行っていますが、当日の退勤時に前日分が打刻されていない場合など、ピピッという音で打刻エラーを知らせてくれるようになりました。これにより、導入前に課題となっていた打刻漏れの問題に迅速に対応できるようになっています。
また、管理者の席近くにテレタイムを配置することで、エラー音を確認した際に、その場で本人に打刻漏れの時間を確認し、すぐにシステムで修正対応を行うことができるようになりました。仮に管理側がエラー音に気づかなくても、本人から自主的に申告してくれるようになり、従業員の勤怠に対する意識が向上していると実感しています。
導入後は紙のタイムカードからシステムへの切り替えに対する定着を心配していましたが、特にトラブルもなく、安定した運用と管理が実現できています。

自動集計でデータの入力ミスも大幅に削減

導入前は手計算で集計から給与ソフトへの入力まで行っていたため、システム化によって一瞬で自動計算され、かつ正確な結果が表示されることに最初は信じられませんでした。
かんたんに集計できてしまうため、当初はシステムの結果が本当に正しいかどうか、自分で計算して確認していたほどです。それほどシステムの自動化がもたらす業務効率化や、スピード感には驚きました。
早朝ラウンドの準備やコースの整備など深夜から早朝、日中にかけて従業員が入れ代わりで頻繁に出勤と退勤が発生するケースなど、さまざまな勤務形態を採用しているため集計方法も複雑ですが、自動集計によってデータをかんたんに揃えられるようになり、手作業により発生していた入力ミスもなくなっています。
また、これまではタイムカードを物理的に確認しないと記録漏れに気づけませんでしたが、システムを導入したことで全従業員の打刻データや勤務状況を日々確認できるようになり、とても便利です。
今では労働基準法に対応したシステムで、徹底した運用と管理を実現することができました。

離れた拠点からもグループ間でデータを共有

勤怠データの確定にかかっていた約4日の作業時間が大幅に短縮され、今ではリアルタイムで合計時間を確認できるようになりました。すべての勤怠管理業務において、大幅な時間短縮が実現できたと実感しています。
これまでは離れた拠点間でデータを共有できずタイムカードを郵送して確認していましたが、現在は「クロノスPerformance」から管理者双方のPCで、同じデータをリアルタイムで共有しつつ、正確な情報をスムーズに確認できるため、認識のすり合わせや頻繁に発生していた修正作業を軽減させながら、集計業務にかかる手間も不要になりました。
また、給与ソフトとの連携により、以前は時間外労働時間など月の合計時間を手入力していた作業は「クロノスPerformance」で集計されたデータをワンクリックで移行できるようになるなど、クロノスを導入してからの自動化による効果を実感しています。

導入前

導入後

クロノスから昭和ウォーター様へ

福岡営業所 – 営業担当コメント

日頃より弊社のサービスをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
またお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、重ねてお礼申し上げます。
取材を通じて、弊社製品をご活用いただけていることを実感でき、大変光栄です。
今後とも貴社のお役に立ち、ご満足いただけるよう精進してまいりますので、よろしくお願い申し上げます。

取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
紙ベースでの管理からクロノスを導入された際、システムによる自動集計のスピードに驚かれ、当初は集計結果の正確性を確認されたというお言葉がとても印象的でした。
導入により効率化を図ることで、このようなご感想をいただけたこと、大変光栄に思っております。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。