締め日で発生していた時間外労働は不要に。
導入後の効率化で「もっと早く導入すればよかった」と実感
しました

昭和ウォーター株式会社

業種電気・ガス・熱供給・水道業
社員数 76人（2024年4月時点）
住所〒840-0804
佐賀県佐賀市神野東4-6-15
Web https://www.showawater.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

私たちは市民生活に欠かせない上下水道や電気などライフラインに関する運転・維持管理等を「安全・安心・安定」したサービスでご提供しています。
快適な市民生活の維持推進に取り組み、人と自然との関わりを大切に、環境共生事業を通して広く会社に貢献します。

課題
- 全体的なアナログ運用と管理で手作業による工数が発生
- 離れた拠点の管理が行き届かないことを痛感
- ダブルチェックにかかる工数や二度手間が発生
導入のきっかけ
- 従業員が使いやすいなどの条件が合致
- 運用と管理の具体的なイメージが明確に
効果
- 導入後の利便性の高さを実感
- シフトExcel張付オプションで勤怠の自動集計を簡略化
- 帳票で対象者や期間を選択してかんたんに出力できる

今回、打刻から申請、集計までの紙や手作業によるアナログ運用を脱却し、複雑なシフトの集計を自動化することで、業務効率化を図ることを目的に導入した勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」によって、ペーパーレス化と自動化によるスピード対応を実現、締め日で発生していた時間外労働は不要に、従業員も使いやすい方法で運用できているという昭和ウォーター様にお話を伺いました。

課題

全体的なアナログ運用と管理で手作業による工数が発生

出退勤の記録は手書きの出勤簿で管理していました。手書きであるばかりに記入漏れが発生するリスクがあるうえ、締め日付近では修正が必要になることも多く、紙での運用から管理に課題を感じていました。
また、各事業所ではシフト制を採用しているため、該当の従業員が休日や夜勤明けの場合はその日の修正ができず、締め日までにデータを揃えることにも苦労していました。データを揃えるため従業員に休日のなか連絡を取ることにも抵抗があり、スムーズに業務を進めることができない状態です。
打刻から申請、集計まで一貫したシステムを利用しての運用ではなかったことから、毎月の労働時間、勤務日数、有休残数などを報告書から手作業で拾い出して計算するなど、全体的な管理の手間がかかっていました。

離れた拠点の管理が行き届かないことを痛感

申請関連も紙で運用されていましたが、営業所ごとにシフトや申請経路が異なるため統一された仕組みは構築されていない状態でした。
責任者が従業員の有休や申請周りの承認作業を行っていましたが、管理側で確認したところ、適切なプロセスで運用できている事業所とそうでない事業所があることが判明するなど、物理的に距離が離れている事業所では管理の手が行き届きにくいということも感じていました。
さらに、その従業員と管理側の間で有休消化義務に対する意識の違いも見られ、運用の統一が難しい状況でした。

ダブルチェックにかかる工数や二度手間が発生

勤怠データの集計は専用のエクセルで作成したフォーマットを採用していましたが、関数が組み込まれているため一度形式が崩れると修正に手間がかかり、法改正が行われるたびにファイルを見直さなければなりませんでした。
また、シフトは事業所ごとで作成していたこともあり、法定休日と法定外休日の区別が曖昧になりやすく、従業員が自身の休日をすべて法定内と誤認するケースも危惧していました。
基本的にすべてが紙ベースの運用や管理となっていましたが、給与計算のデータ移行でも自動取り込みができず、すべて手入力する必要がありました。
手入力後もエクセルの別表で表計算した支払額と合計が一致しているかどうかを確認する必要もあり、給料の支払い金額が変更されるたびに別表も修正しなければなりませんでした。その結果、ダブルチェックにかかる工数や二度手間が発生し、手作業による工数が非常に多かったです。

導入のきっかけ

従業員が使いやすいなどの条件が合致

事業所ごとに異なるシフトを採用していることもあり、当社に適したものがなかなか見つからず選定に悩んだ末、導入を諦めかけていたタイミングでクロノスを知り、導入を決定しました。
導入に至るまでは、まずはどのような勤怠管理システムがあるのかをリサーチしました。
その中でいくつかテスト利用を試みてみるものの、年配の従業員には少々使いづらさを感じる部分や、利用中の給与システムと連携できず反映されないといったこともあり、さまざまなシステムを検討しましたが、決定条件になかなか合致せず難航状態が続いていました。
その中でクロノスと出会いましたが、従業員が使いやすいこと、給与システムへ自動でデータ取り込みができることを重視していた当社の条件が合致し、導入に至りました。

運用と管理の具体的なイメージが明確に

具体的な運用のイメージが沸いたこともクロノスを選定した大きなきっかけのひとつです。
事業所ごとに管理できる機能も必須であることや、当社が実現したいことを伝えたところ、機能紹介はもちろんですが、課題をどの製品と設定方法で解決できるのかをわかりやすく説明してくれました。
また、運用に合わせて打刻方法を選択できたことも大きな決め手となり、補助金を活用できたことも導入の後押しとなりました。

効果

導入後の利便性の高さを実感

導入前は本当にうまく稼働できるのか不安もありましたが、いざ運用を始めると「もっと早く導入すればよかった」と思うほど業務効率化が進み、対応スピードは向上しました。
もともとPCやシステムの操作に慣れておらず苦手意識もありましたが、導入時のサポートのおかげでスムーズに稼働できました。
事業所が多い分、設定項目も多くありましたが、インストラクターの指導後も「何かあれば連絡してください」と言ってもらえたことで安心感があり、心強かったです。
また、以前は締め日後にならないとタイムカードが送られてこなかったため、それまでの業務負担も大きかったですが、今は毎日勤怠を確認できるようになり、締め後の時間に余裕が生まれています。
必ず発生していた時間外労働も大幅に減少し、毎月の業務量が変動する中でも着手できる業務を早い段階から進めることで、締め日後に焦ることなく自分のペースで調整できるようになったことも大きな改善点です。

シフトExcel張付オプションで勤怠の自動集計を簡略化

クロノスを導入してからは、管理側でデータをリアルタイムに把握してから責任者へ確認できるようになり、従業員自身も勤怠を把握しやすい環境が整いました。
また、以前は把握しづらかった法定休日と法定外休日の区別も、設定を行うことで自動反映しつつ、本社以外の勤怠集計はシフト Excel 貼付オプションを利用してシフト表を作成しています。
特に「クロッシオン」のタイムカード画面から自分のシフトを確認し、どちらの区分になるのかを把握できるようになったことは非常に便利です。
また、画面上でアラートを表示できるため、有給休暇の取得を促す際など注意喚起や声がけに活用できるため、自分の勤怠を自分で管理する意識が高まり、従業員の意識変化も実感しています。

帳票で対象者や期間を選択してかんたんに出力できる

出勤日数や労働時間を帳票として出力できる機能も非常に便利です。
以前までは雇用保険関連でハローワークへ出勤簿を提出する際も、紙で管理していた書類から取り出す作業や、過去の年度をまたぐ場合などは探し出してから提出するなどアナログならではの手間がかかっていました。しかし今では「クロノスPerformance」から必要な期間や従業員を選択し、PDFなどで簡単に出力できるためかんたんに必要な書類を準備できるようになっています。
今後は勤怠の管理担当者増員を計画し、より効率的でスピード感のある処理を進めながら、社内の働きやすい環境づくりに取り組んでいきたいと考えています。

導入前

導入後

クロノスから昭和ウォーター様へ

福岡営業所 – 営業担当コメント

この度は、お忙しい中取材のご協力を賜り誠にありがとうございました。
いつも和やかな雰囲気で温かく迎えてくださり、感謝申し上げます。
導入前の課題をクロノスで無事に解決でき、快適にご使用いただいている様子が伝わり安心いたしました。
また、日頃より弊社サポートセンターを活用いただいていることから、サポート面でも高い評価をいただき大変嬉しく思います。
これから先も長く安心して弊社製品をご利用いただけるよう、精進してまいりますのでよろしくお願い申し上げます。

取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
「もっと早く導入すればよかった」とのお言葉がとても印象的で、数ある勤怠管理システムの中から最終的に弊社製品をお選びいただき、そしてご愛顧いただいていることを心より嬉しく思っております。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。