従業員自ら改善を図る体制が構築され、管理負担が軽減。
システムが使いやすいこと、その重要性を改めて実感しました

株式会社FM802

業種情報通信業
社員数 45人（2024年4月時点）
住所〒530-8580
大阪府大阪市北区天神橋2丁目北2-6
Web https://funky802.com
https://cocolo.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

関西のラジオ局を運営する会社。「meet the music on the radio」というキャッチフレーズと共に若者をターゲットにオンエアする「FM802」と、大人向けのミュージックステーション「FM COCOLO」の2波を運営し、現在関西地区の聴取率NO.1とNO.2を誇ります。

課題
- アナログ運用による管理負担の増加
- 日常操作をする中での使いづらさ
- 独自ルールに対応できず管理の煩雑さが負担に
導入のきっかけ
- 操作のしやすいUIでわかりづらさを払拭
- 従業員の操作画面に集計項目などの情報を表示
効果
- 承認スピードの向上により余裕をもちながら業務を進行
- タイムカードのコメント入力で申請理由をわかりやすく運用
- エラー件数が大幅に減少、使いやすさの重要性を実感

今回、アナログ管理による負担から脱却し、管理側はもちろん、従業員にとっても使いやすいシステムでの運用を目的に導入した勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」によって、エラー件数の大幅減少とともに、従業員自らで改善を図ろうとする体制が構築されるなど、システムが使いやすいことの重要性を改めて実感したというFM802様にお話しを伺いました。

課題

アナログ運用による管理負担の増加

導入前はPCやスマートフォンから打刻を行い、申請もシステム上で対応できていましたが、稀に打刻漏れが発生した場合や有休取得時には、従業員がシステムを通じ申請することでデータを整えていました。
その後の集計はシステムからデータを出力してエクセルで行い、計算式を設定することである程度自動化していたものの、法改正があるたびにメンテナンスに多くの工数がかかるという課題がありました。
打刻漏れのリスクに考慮した運用を行うこと、勤怠の管理者が2名体制で業務を行っていることもあり、作業工数の削減や業務効率化を進める必要があると感じていました。

日常操作をする中での使いづらさ

さまざまな課題を感じる中でも、特に従業員や操作する側からの声を受け、システムのUIには大きな改善が必要だと感じていました。
入力エラーがわかりづらいといった従業員からの声が届くことも多く、それによって発生するエラーの件数も大きな課題として認識していました。

独自ルールに対応できず管理の煩雑さが負担に

使用していたシステムでは代休の期限を1種類しか設定できない点も課題でした。
当社では管理職と一般職員で代休の有効期限を設けていますが、期限を管理する際にはエクセルの別表を使用して入力を行う必要があったこと、管理の際に細心の注意を払う必要があったことから、こうした手間をシステムで自動化したかったです。
また、夏季休暇などの長期休暇に関しては、期間内に休暇を取得する仕組みで運用していますが、従業員が月中での残数を把握できず、都度問い合わせが届き対応するといった状態でした。

導入のきっかけ

操作のしやすいUIでわかりづらさを払拭できる

画面の見やすさや入力のしやすさから、従業員に指摘されていた「わかりづらい」というUIへの課題が解決できそうと感じたことが、導入を検討する大きなきっかけでした。
システム導入に向けた社内承認も意外とスムーズに進みましたが、UIの印象が良かったことも、その一因だったのではないかと思います。

従業員の操作画面に集計項目などの情報を表示

休暇残数や有休の取得日数といった集計項目を管理側でカスタマイズし、従業員の画面に表示できる点や、36協定に基づいたアラートを同じ画面上で確認できる機能も、情報を非常に把握しやすいと感じました。
これまでは階層の深い操作が必要で、わざわざ表を出力して残数を確認していたため、画面を見ただけで必要な情報がひとめでわかる点は非常に魅力的だったこと、元々課題で抱えていた代休の有効期限についても複数種類を設定できるようになることなど、提案を受ける中で具体的な運用イメージが沸き、導入を決めました。

効果

承認スピードの向上により余裕をもちながら
業務を進行

これまでは打刻データに修正が必要な場合、システム上で申請を行っていました。
時間がかかる承認フローを経て管理側に修正内容が届き、データが揃うという状態でしたが、今ではタイムカード画面から有休や打刻時間の訂正などをひとつの画面から申請できるようになり、申請内容がダイレクトに管理者へ届くことで承認スピードが上がり、データを早い段階で揃えることができています。定期的に機能アップデートが行われる点も非常に便利です。

タイムカードのコメント入力で申請理由をわかりやすく運用

さらに、タイムカード画面で日付ごとにコメントを入力できる機能があるので、時間外労働が発生した際にはコメントを入力して申請を行っています。
運用を進める中で、コメントを積極的に入力していく運用が定着しつつあり、管理側がより効率的に管理できるよう、従業員自らで改善を図ろうとする体制が構築できるようになりました。
これまでの運用では感じることのなかった部分かなと、大きな変化を実感しています。

エラー件数が大幅に減少、使いやすさの重要性を実感

クロノスの導入後、課題として感じていたエラー件数は圧倒的に減少しました。
操作のしやすさというところは課題でもあり、検討時に最も重視していた部分でしたが、使いやすいと感じているからこそ実現できた効果かなと思っています。
以前はシステムに慣れていない従業員も多くエラーが頻発していましたが、現在では導入初期にもかかわらずエラーがほとんど発生していないこともあり、使いやすさの重要性を感じています。
導入からまだ日が浅いため、すべての機能を十分に活用できているわけではありませんが、今後は時間外労働に特化した帳票出力など、情報の見える化を行いたいと考えています。
従業員の勤怠に対する意識の改善を図るとともに、管理側の業務効率化も着実に進めていきたいです。

導入前

導入後

クロノスからFM802様へ

大阪営業所 – 営業担当コメント

日頃より弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
また、取材について快くお引き受けいただき、ご協力を賜り誠にありがとうございました。
貴社の業務効率化に貢献することができ、大変嬉しく存じます。
今後もお役に立てるよう精進してまいりますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。

取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
承認スピードの向上により業務効率化を促進と、なによりシステムが使いやすいとのお声を頂戴し、大変嬉しく感じながらお話を伺っておりました。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。