シフト制の多様な勤務パターンに対応、
紙運用からの脱却により、
勤怠管理の作業時間を大幅に短縮できました

社会福祉法人熱田福祉会ふたつばし保育園

業種医療・福祉
社員数 278人（2024年4月時点）
住所〒453-0813
愛知県名古屋市中村区二ツ橋町3-35
Web http://www.atsutafukushikai.nagoya/

クロノスPerformance
テレタイムシリーズ

1963年から「子どもを育てながらも働き続けたい」と願う女性たちの手によって「熱田共同保育所」が民家を間借りして開所しました。
その後、父母が安心して働き続け、子どもたちの発達を保障するために認可運動に取り組み、土地探しや資金集めをしながら、1978年に社会福祉法人熱田福祉会を設立、「のぎく保育園」が誕生しました。その後も地域の願いを受けて、4つの保育園と、学童保育所を運営しています。

課題
- アナログ運用により業務効率への課題を認識
- 修正に時間がかかる運用と管理方法
導入のきっかけ
- 紙ベースの運用から脱却を図りつつシフト制の勤務形態に対応できる
効果
- 情報の照合作業が不要に
- 一覧から勤怠データを確認して作業を効率化
- 日祝勤務など勤怠に関わる手当の調整もスムーズに

今回、紙によるアナログ運用と管理から脱却し、シフト制の多様な勤務パターンへ効率的に対応することを目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformance」と「タイムレコーダー」によって、働き方と運用に合わせた業務効率化を実現、日々の業務や締め作業までの作業時間が大幅に短縮したという、熱田福祉会のふたつばし保育園様にお話を伺いました。

課題

アナログ運用により業務効率への課題を認識

出退勤打刻は紙のタイムカードで記録を行っていました。
締め日にはその記録すべてを手計算する必要があり、膨大な工数が発生していたため、一部の集計作業から給与移行に至るまでをアウトソーシングに頼りつつ対応していましたが、施設の勤怠管理について見直したときに、内製化を図りつついずれは効率化が図れたらと考えていました。
さらに、稀に発生する打刻漏れについては、従業員のシフト管理表と勤務管理表を照合しながら勤務時間の修正を行う必要があり、有休管理においても、有休申請後に管理表へ記録し、その取得日をタイムカードへ手書きで記載するという二度手間が発生していました。
アナログ管理による作業負担が大きいだけでなく、記録漏れや誤りが発生した際には複数の情報を照合して確認する必要があったため、業務効率に課題を感じながら運用や管理を行っていました。

修正に時間がかかる運用と管理方法

時間外労働の集計では、残業が発生していないにも関わらず退勤の打刻漏れがあった場合、本来時間外労働としてみなさない時間も残業時間として反映されてしまうケースがあり、従業員から誤った打刻であるという申請が届いてから初めて修正ができるという状況でした。
申請がない場合には誤った時間が記録されてしまうといったリスクも考えられたため、これまでの運用や管理方法を問題視していました。
さらに、シフト制を採用していることで、複数のシフトパターンを作成する必要がありましたが、その運用においても効率化を図るため、管理方法の見直しを検討していました。

導入のきっかけ

紙ベースの運用から脱却を図りつつシフト制の勤務形態に対応できる

紙運用による手作業の負担が大きかったことが、システム導入を検討する一番の大きなきっかけとなりました。
また、シフト制を採用していることから多様な勤務形態に対応できるシステムであることは必須条件としていましたが、販売店からのおすすめもあったこと、現在の運用や勤務形態を鑑みたときにクロノスであればシステム化しつつ、運用に合わせて稼働ができそうと感じたことから導入に至りました。
また、タイムレコーダーの操作では、打刻時にシフトを選択してカードをかざすだけでデータを記録できるため、日々の操作の負担が軽減され、非常に便利そうという印象がありました。

効果

情報の照合作業が不要に

導入後は、タイムレコーダーを使用して出退勤の記録を行っていますが、パートは出退勤ボタンを選択するシンプルな方法で打刻し、正社員はシフトを選択してから打刻する形で、従業員ごとに運用方法を分けて管理できるようになりました。
記録された打刻データはクロノスPerformanceで自動集計できるようになり、データ一覧画面の抜けがある項目に有休情報を入力することで勤務データを整えています。
オンプレミス運用のため、各種申請は従来通り紙で行っていますが、データ一覧画面で手入力が可能なため、運用に合わせた管理がしやすく、記録に誤りがあった場合でも迅速に修正できる点でも利便性を感じています。
また、タイムレコーダーでシフトを選択して打刻を行うため、万が一誤ったシフトを選択してもすぐに修正できることや、これまで工数のかかっていたシフト管理表と勤務管理表の照合作業も不要になり、紙ベースの運用からシステムになったことで、日々の業務や締め作業まで大幅に時間短縮できています。

一覧から勤怠データを確認して作業を効率化

現在では、稀に発生する打刻漏れにもすぐに気付くことができるようになりました。
勤務時間に変更があった場合でもシステム上でかんたんに設定でき、普段と異なる場所で打刻してもエラーが発生せず適切なデータとして反映されるため、管理側の手間が大幅に削減されていると実感しています。
これまでは一人ひとりの勤務データを個別に確認する必要があったため、一覧としてデータが確認できるようになったことで、日々の確認作業が楽になりました。

日祝勤務など勤怠に関わる手当の調整もスムーズに

クロノスを導入したことで、毎月発生していた翌月分のタイムカードの準備にかかる手間が不要になりました。
従業員数の増加に伴い作業量の限界を感じていた中で、この作業から解放できたことは効果としても大きく、システムによってデータを管理することで帳票として出力して、一覧で勤務表を確認できるようになったことも業務効率が大幅に向上したと感じています。
また、日祝勤務が発生した場合も、対象の従業員データを管理側で迅速に把握できるため、交通費の支給や勤怠に関わる手当の調整がスムーズに行えるようになりました。
給与移行では、以前まで一人ひとりのデータを手入力していましたが、現在はかんたんな操作で負担なく完結できるようになりました。

導入前

導入後

クロノスから熱田福祉会様へ

名古屋営業所 – 営業担当コメント

日頃より弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
また、取材について快くお引き受けいただき、ご協力を賜り誠にありがとうございました。
勤怠管理業務の時間削減や、業務の効率化に貢献することができ大変嬉しく思います。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、貴社のお役に立てるよう精進してまいりますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
これまでの紙による運用と管理を見直したことで、業務負担が軽減されたとのお声を頂戴し、大変嬉しく思いながらお話を伺っておりました。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。