リアルタイムで情報を可視化、
変化する働き方に対応した運用方法を見直し、
従業員の就業管理に対する意識変化を実感しています

カチシステムプロダクツ株式会社

業種情報通信業
社員数 282人（2024年4月時点）
住所〒141-0022
東京都品川区東五反田2-7-18
SOWA五反田ビル3階
Web https://www.knet.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン
テレタイムシリーズ

トータルソリューションサービスの提供を強みとし、創業以来「開発」と「管理」を二本柱に、コンピュータシステムにおけるあらゆるニーズに応えることができる会社を目指し活動してまいりました。
コンサルティング～設計・開発～試験・導入～維持・運用・保守とすべてのフェーズで数多くの実績を積んでおります。

課題
- 紙とエクセル様式により様々な手間が発生
- 内製化を図るものの法改正の度にメンテナンス作業が発生
- 承認待ちによりスムーズな処理が困難に
導入のきっかけ
- 社会の変化に対応するため社内運用の見直しへ
効果
- 従業員の就業規則に対する意識変化を実感
- 勤務状況をリアルタイム把握し迅速に対応
- 様々な場面で帳票を活用

今回、働き方に応じた打刻や勤怠集計、申請承認待ちに伴う手間からの解放を目的に導入した、「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」、「タイムレコーダー」によって、従業員の意識変化を実感しながら変化する働き方に対応、勤怠集計から修正まで迅速に対応できているというカチシステムプロダクツ様にお話を伺いました。

課題

紙とエクセル様式により様々な手間が発生

導入前は、自社開発の勤怠打刻アプリを使用し、各現場に設置したスマートフォンへ社員証をかざして打刻を行う仕組みを採用していました。
情報通信業という業界の特性上、セキュリティ強化の理由からスマートフォンの持ち込みを禁止していた現場もあり、その場合はエクセル様式に直接手入力する方法で対応しつつ、打刻データは月初めにマクロ付きのエクセル勤務表に反映させ、各現場に配布して確認・修正を依頼した後、回収して印刷し、紙を一枚ずつ最終確認していました。

内製化を図るものの法改正の度に発生するメンテナンス作業

運用する中で稀に発生する打刻漏れや、アプリを誤操作して出勤モードのまま退勤してしまうことや、打刻情報が正しく反映されないといった課題など、就業規則の改定に伴い規則に応じたマクロの作り直しが必要となり、都度発生するメンテナンスの手間が負担となっていました。
ファイル容量が増加することで勤務表のシート切り替えにも約30秒の待ち時間が発生するという扱いづらさや、勤務表の作成や改修は社内のインフラが担当していたものの、勤怠管理に関する就業規則改正の内容や集計要件について説明しながら進める必要があり、スピード感を持った対応が困難な状況でした。
また、誰かがファイルを編集中の場合には他の従業員は編集できないという制約もあり、全体的に運用が限界に近づいていると感じていました。

承認待ちによりスムーズな処理が困難に

申請については、上長の許可を得てから取得するというルールを設けていましたが、上長の承認から始まり、承認済みの申請が管理側に届くまでの時間も要していました。
また、有給残数については、給与明細に記載する形で従業員が各自で確認できるようにしていましたが、月中やリアルタイムでの確認ができないことや、慶弔休暇などの場合には、エクセルの様式と勤務表の両方に反映するため2つのファイルを提出する必要があり、紙によるコストや作業の手間など、様々な課題を問題視していました。

導入のきっかけ

社会の変化に対応するため社内運用の見直しへ

コロナ禍でテレワーク勤務が増えたことにより、現場に配置していたスマートフォンアプリから打刻をする機会は減少し、最終的にはエクセルへの手入力が必要となる状況が増えてきたため、これを機にシステム導入の検討を行うことにしました。
さらに、フレックス制度の改定による大幅なルール変更に伴い、それに対応するマクロの作成が困難となったことや、エクセル様式の扱いづらさ、勤務表の配布後でなければ修正作業を行えない点など、様々な課題が浮き彫りになったとき、社会全体の流れと法改正のタイミングがクロノスの機能と合致し、システム導入を決定しました。

効果

従業員の就業規則に対する意識変化を実感

クロノスの導入後は、自社開発の打刻システムからWeb打刻またはアプリ打刻へ切り替えを行いテレワークに対応しています。
本社にはタイムレコーダーの設置を行い、働き方に合わせた打刻ができるように運用を見直しました。
テレワークの増加やセキュリティ上の観点、導入前に利用していた打刻用スマートフォンを設置できない現場についても、個人のPCやスマートフォンから打刻できるようになったところは最もフィットした部分だと思っています。
また、これまでは上長や課長クラスの人たちのみからの勤怠確認となっていましたが、その下のリーダーやチーフなども今では部下の勤怠を確認できるようになりました。
今では管理側へ問い合わせが届くようになったため、就業規則に対して意識する従業員が増えたのではないかという実感もあります。
有休残数についても、これまでは給与明細でしか確認できませんでしたが、クロッシオンのタイムカード機能から各集計項目をリアルタイムで確認できるようになったことで、非常に便利になりました。
また、導入のきっかけとなったフレックス制度への対応もシステム上で計算式を組み、対応できています。

勤務状況をリアルタイム把握し迅速に対応

今では稀に発生していた打刻漏れの件数も大幅に減少しました。
仮に打刻漏れが発生した場合でも、従業員自身が勤務状況をリアルタイムで確認できるようになったため、その場で修正や申請を行うフローが確立できています。
また、これまで従業員は勤務表が配布されるまで自身の勤務状況を把握できませんでしたが、現在では上長が部下に対して打刻や申請漏れを促すようになり、情報も可視化されるようになりました。
決裁においても、これまで課長以上のみでしか決裁権限を持つことはできませんでしたが、今では中間職の従業員にも決裁権限を持たせ、承認待ちを発生しないようにしています。
正確な打刻データの記録をもとに集計が円滑に行えるようになったことは、全体の業務効率化に大きく寄与していると感じていて、上長にとっても、これまで月に一度しか触れることのできなかったデータがリアルタイムで反映されること、データが日々確認できるようになったことで管理側の修正作業も大幅に削減されました。

様々な場面で帳票を活用

有給管理はこれまで別表で管理していた項目になりますが、システムによって自動化することで集計作業が非常にかんたんになりました。
集計したデータが確定した段階で帳票として出力し、月初めの会議で使用する部下の残業時間把握や、協力会社との情報共有として活用しています。
集計したデータを二次利用できること、出力する項目についてもフォーマットを選択し、必要な項目を出力できるため、資料化などの二次利用としても便利です。
クロノスに切り替え、導入してからは半年ほどになりますが、導入指導から導入後のサポートのお陰もあり、色々と教えてもらいながら操作にも慣れることができたと感じています。

導入前

導入後

クロノスからカチシステムプロダクツ様へ

東京営業所 – 営業担当コメント

日頃より弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
計算式を用いた設定を活用していただくことで、フレックスタイム制へ対応でき、スムーズに労働時間を集計できるようになったとのお声をいただき大変嬉しく思っております。
今後も安心してご利用いただける製品の提供に尽力してまいりますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いでございます。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
弊社のサービスを通じて、従業員様の意識変化をはじめ、さまざまな効果をご実感いただけているとのこと、お話を伺いながら大変嬉しく感じておりました。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参ります。
今後とも変わらぬご愛顧賜りますよう、よろしくお願いいたします。