一部発生していた手計算からの解放、自動化によって
工数を削減しながら、自社の入退出管理システムとの連携で、
効率的に運用できています

株式会社セキュア

業種情報通信業
社員数 150人（2024年4月時点）
住所〒163-0220
東京都新宿区西新宿 2-6-1 新宿住友ビル 20F
Web https://secureinc.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

「AI(画像認識)×セキュリティで新しい価値を創る」というビジョンを掲げ、創業当時から監視カメラシステムや入退室管理システムなどの各種セキュリティデバイスを組み合わせて、セキュリティシステムが普段使いされ、AIを活用することでスマート化する社会の実現を思い描き実績を積み重ねてきました。導入社数は10,000社を超え、顔認証による入退室管理システムにおいては、3年連続マーケットシェアNo.1を獲得しています。

課題
- 手計算による工数を削減する
- 帳票作成において加工による手間が発生
導入のきっかけ
- 不足なく運用に適した内容で設定が可能
- 従業員と勤怠管理側双方で使いやすい
効果
- 自動化による有休管理とデータを二次利用で活用
- 日常操作の中で便利な機能が豊富
- リモートサポートで安心した運用

今回、時間外労働などの集計の自動化と、一部発生していた手作業による業務からの脱却を目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」によって、自動集計とデータの二次利用を行いながら、手計算や差し戻しにかかる手間が解消されたというセキュア様にお話しを伺いました。

課題

手計算によりヒューマンエラーの発生が不可避

導入前の勤怠管理システムではWeb打刻から申請、勤怠集計まで、勤怠に関わる業務を一元管理できる仕組みで運用を行っていました。
ひとつのシステムで完結するという点では使いやすさを感じていた一方で、一部の時間外労働の集計や有休の年5日取得管理、打刻データが揃った後の手計算による修正や、確認用の帳票作成にかかる作業時間、確認用帳票のチェックなど、勤怠締めに多くの工数がかかっていました。
特に時間外労働の集計では、週40時間を超えた分の計算をシステムでうまく処理をすることができず、従業員が所定労働時間や時間外労働の概念を理解したうえで申請を行い、勤怠管理側がその内容を確認するといったフローで運用していたため、データが揃うまでに時間がかかっていました。
このような状況もあり、勤怠管理側はシステムを活用して正確に自動集計を行いつつ、申請ミスや差し戻しの手間を削減することで、繁忙期でもスムーズに業務を遂行できる仕組みを構築したいと考えていました。

帳票作成においての加工による手間が発生

帳票については、一度CSV形式で出力する仕様だったため、出力後にデータを加工して書式を整える作業が必要でした。
帳票を求められる場面も多かったことから、ボタン一つで帳票を出力できる仕組みや、転記ミスのリスクを防ぎながら工数を削減できたらという理想がありました。
また、有休残数の共有においては、上司を通じて該当の従業員へ通知していましたが、毎月付与日を記載した集計表を作成し、全従業員が年次有給休暇の取得義務の5日間を満たせるよう、取得率の低い従業員を対象に、現時点の情報を資料化する手間も発生していたため、共有を行うまでにも時間がかかっていました。

導入のきっかけ

不足なく運用に適した内容で設定が可能

会社の運用に合わせた設定ができるという点が特に印象に残っています。
市場に多くの勤怠管理システムが存在しているため、いくつかのシステムと比較を行いましたが、クロノスは機能面で不足を感じることなく、当社の運用に適した設定ができるという印象でした。
それに加え、現在は当社の入退出管理システムとクロノスを連携させ、入退出と同時に出退勤の記録を行っていますが、自社のシステムと連携できるところも選定理由のひとつです。
連携を進めるにあたり、市場で知名度の高いシステムを採用することで当社製品のPRにも相乗効果をもたらせることができるのではないかと考え、マーケティングの視点からも検討を重ねた結果、クロノスの導入を決定しました。

従業員と管理側双方で使いやすい

従業員数の増加に伴い、勤怠管理や報告資料作成の効率化を検討しはじめたことも導入の理由のひとつになりますが、導入することで従業員と勤怠管理側双方のメリットがあると感じました。
例えば課題で抱えていた有休の年5日取得管理については、従業員ごとに付与日が異なる場合でも、入社日を個人マスターに登録することで入社日を基準日として取得義務期日を自動化できるようになり、勤怠管理側での手間を省けるようになりました。
従業員からは有休残数をシステムからリアルタイムの情報を確認できるようになるという提案も、導入の後押しとなったポイントでした。

効果

自動化による有休管理とデータを二次利用で活用

導入前に課題となっていた時間外労働の正しい表示や自動化についても、クロノスの導入によって解消され、これまで手計算が必要だった部分や差し戻しにかかる手間は、ほとんど解消されています。
勤怠管理側から勤怠集計をクロノスPerformanceで行い、各従業員の勤務状況をリアルタイムで把握しつつ、必要に応じて修正していますが、打刻漏れ等があった場合でも迅速に対応できる環境が整いました。また、アラート機能を活用することで効率的に注意喚起ができるようになり、年次有休取得義務の5日間を全従業員が確実に満たせるような仕組みを構築し、各データは帳票としてかんたんに出力できるため、対象従業員を選択し、資料作成やレポート作成に活用することができています。

株式会社セキュアが運営する未来型無人化店舗 SECURE AI STORE LAB — 株式会社セキュアが運営する未来型無人化店舗
SECURE AI STORE LAB

日常操作の中で便利な機能が豊富

クロノスを導入してから、日常操作を行う中で便利だなと感じる機能があります。
勤務入力テストという機能からは、設定した内容が正しい集計結果として表示するかを事前に確認できるため、設定を反映させる前に誤りをチェックでき、設定ミスを防げることや、メモ機能では、操作方法などを記録して、担当者同士で情報を共有するメモとして活用できるため、ちょっとした共有事項があった場合に便利です。
従業員からはクロッシオンの「在席状況がわかりやすい」という声も届きました。
アイコンから離席中や休暇、外出中などのステータスがひとめでわかるため、状況をすばやく把握しながら素早い連携に役立っています。
今後は日々システムを操作する中で、活用の幅を広げられる方法を模索していきたいと思っています。

リモートサポートで安心した運用

運用する中で特に助かっているのは、サポート体制です。
まだシステムに慣れていない部分もあるため、サポートの方が画面を一緒に確認しながら対応してくれることはとても心強く、何か起きたときでも、このリモートサポートがあれば運用は大丈夫という安心感があります。
解決方法が分からない場合や、どう実現すればいいのか迷ったときでも、すぐに問い合わせて解決できることはメリットとして大きく、最近ではチャットサポートやメールでの問い合わせが増えてきていますが、”今知りたいこと”や”今修正したいこと”が発生した場面で、電話によるサポートで迅速に対応してもらえることが、とても助かっています。

導入前

導入後

クロノスからセキュア様へ

東京営業所 – 営業担当コメント

日頃より弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
セキュア様の入退室との連携により、さらなる課題解決に繋がり、大変嬉しく思います。
クロノスは常に進化を続けております。
今後も、より使いやすく、お客様目線に立った製品をご提供してまいります。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
日常操作や導入後のサポート対応など、たくさんの導入効果をご実感いただけているとのお声を頂戴し、大変嬉しく思いました。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。