リアルタイムで情報を可視化、
変化する働き方に対応した運用方法を見直し、
従業員の就業管理に対する意識変化を実感しています

株式会社レイメイ藤井

業種卸売業
社員数 463人（2024年6月時点）
住所〒812-8613
福岡県福岡市博多区古門戸町5-15
Web https://www.raymay.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン
テレタイムシリーズ
簡単!IDプリント

関わった全ての人に対して、黎明、すなわち夜明けを、言い換えれば新しい気づきのきっかけを提供し続けたい、という思いを込めています。現在は商社としての拠点網は福岡本社を中心にほぼ九州全域をカバーすると同時に、文具メーカーとしても東京本社を中心に全国に拠点を展開しています。

課題
- アナログ管理により非効率な工数が発生
- 長年踏襲されていた運用と管理方法から課題が浮き彫りに
導入のきっかけ
- グループ会社の成功事例を参考に課題解決の方向性が明確に
効果
- 客観的な記録を行いながら課題にもスピード対応
- リアルタイムの情報把握によってアナログ管理から脱却
- 社員証を自社作成して入退出管理システムの開錠に活用
- 取り組みの一環としてプラスの方向へ進むきっかけに

今回、リアルタイムの情報把握とアナログ管理からの解放を目的に導入した、「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」、「テレタイム」、「簡単！IDプリント」によって、客観的な記録を行いながら勤務状況をリアルタイムで把握、会社全体がプラスの方向に進むきっかけになったというレイメイ藤井様にお話を伺いました。

課題

アナログ管理により非効率な工数が発生

打刻については、出勤簿に記録するといった昔ながらの方法で運用を行っていました。
具体的には日付の下に配置された枠へ押印するといった形式でしたが、後から容易に修正できてしまうことや、記入ミスが発生しやすい点が課題であったこと、押印を忘れてしまうケースもあり、その都度有休か欠勤かを確認する手間が発生していました。
また、有休や出張の場合には事前申請が必要なケースもあり、基本的には手書きで出勤簿に記入していたため、記入漏れによる空欄が発生するリスクや在籍状況が把握しにくいといった問題など、システム化によって正確かつ信頼性のある記録を残しながら、リアルタイムで状況を把握する必要性を感じていました。

長年踏襲されていた運用と管理方法から課題が浮き彫りに

管理側へ各申請が届いた後の集計は、各支店の担当者が出勤簿や紙の申請書の内容を確認し、出勤簿の情報をエクセルに手入力する方法で管理していました。
エクセルへの入力作業には非常に工数を要していたことから、期日を設けて管理し、締め日である15日より早い10日時点で途中データを入力するなど、工夫を重ねて対応していましたが、従業員数が増えるにつれて管理業務の負担も並行して増加していきました。
こうした状況にもかかわらず従来の運用を見直せないまま、非効率な方法を継続せざるを得ない状態が続いてしまったこと、長年の運用をそのまま踏襲していたことが課題として浮き彫りとなったとき、運用と管理方法を見直しながら会社全体で勤怠に対しての意識を向上するべきだと考えました。

導入のきっかけ

グループ会社の成功事例を参考に課題解決の方向性が明確に

管理側がシステムによる管理を求めて声を上げたことが、導入に至った大きなきっかけとなりました。
長年にわたり従来の運用や管理方法が踏襲されていたため、改善手段が明確でなく、改善が進みにくい環境となってしまったことに課題を感じていたところ、働き方改革をきっかけに時間管理の重要性を見直し、その結果として勤怠管理システムの導入という具体的な選択肢が見えてきました。
様々な勤怠管理システムがある中で、グループ会社のひとつがすでにクロノスを導入していたこともあり、運用をしている中での満足度が高いとの共有を受けたことが、導入を進める大きな後押しとなりました。

効果

客観的な記録を行いながら課題にもスピード対応

今では各拠点で管理されていた申請内容や個々の打刻データ、申請状況を一元管理できるようになり、拠点に頼らず管理業務を集約し、効率的な運用ができるようになりました。
これまでは状況把握という点で課題を抱えていたため、他拠点の勤怠データを詳細かつリアルタイムで把握できていることは非常に便利です。
また、問題が発生した際には申請者と管理側が迅速に連携し、適切な申請方法を共有するなど課題解決のスピードが格段に向上したと実感しています。

リアルタイムの情報把握によってアナログ管理から脱却

クロッシオンではタイムカード画面から集計項目を確認できるため、従業員自身が有休残数や残業時間の勤務状況を把握できるようになりました。
今までは、有休残日数や使用状況について電話で問い合わせがあり、その都度管理側が台帳を確認して回答するといった手間が発生していたため、リアルタイムで申請データを基に取得率などの情報を把握できるようになったことにも大きな効果を感じています。
紙で管理していた出勤簿や有休台帳への転記作業は完全になくなり、工数削減につながったこと、客観的な打刻を実現しつつ、全社の勤怠状況もクロノスで把握しやすくなり、導入前では実現できなかった部分も、クロノスによって手が届くようになりました。

社員証を自社作成して入退出管理システムの開錠に活用

ICカードを利用した社員証を自社で作成していますが、簡単IDプリントを利用することでかんたんに作成できています。
社員入社時に作成・貸与する社員証は、オフィスのリニューアルや建て替えを行ったタイミングで入退出管理システムの開錠にも活用していますが、タイムレコーダーの打刻だけではなくそれ以外の活用方法があること、自社作成をすることで、コスト削減や情報セキュリティの担保、業務の内製化に繋げることができ、非常に便利だと感じています。

取り組みの一環としてプラスの方向へ進むきっかけに

導入後の勤怠に関しては、意識的な部分にも変化を感じています。
勤務形態が複雑な中で、イレギュラーな勤務パターンや問題が発生した場合には、従業員から管理側へ積極的に問い合わせが届くようになりました。
管理側でも、従業員の勤怠への関心を高めるため、時間外労働の45時間や60時間超過を予測するアラート機能を活用し、注意喚起を行っています。
また、定時の退勤時間と実際の打刻時間の乖離を迅速に確認し、残業申請が適切に行われているかをチェックすることで申請漏れの防止につながり、従業員と管理側、双方の効果を感じています。
クロノスの導入後は、管理側の工数削減だけでなく、上長や従業員を含む会社全体がプラスの方向に進むきっかけになったと実感しています。

導入前

導入後

クロノスからレイメイ藤井様へ

福岡営業所 – 営業担当コメント

この度は貴重なお時間を割いてインタビューにご協力ただき、誠にありがとうございます。
弊社の商品が御社の業務効率化に貢献できていることが分かり、大変嬉しく思いました。
今後も効率化に繋がる製品を開発・ご提供してまいります。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
踏襲されていた運用を払拭しつつ、今では会社全体で勤怠への意識が変化しているとのお声を頂戴し、大変有難く思いました。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。