なりすまし打刻を未然に防止、
勤怠集計や申請で使用していた紙を約80％削減できるようになりました

株式会社伊勢崎運輸

業種運送業
社員数 300人（2024年4月時点）
住所〒379-2235　群馬県伊勢崎市三室町5229-1
ウェブサイト https://www.isesakiexpress.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン
簡単!IDプリント

当社は創業以来、“迅速、安全、確実”を企業理念に揚げ、現在までの基盤を築き上げてまいりました。運送業務・倉庫業務といった既存事業の充実、実績・ノウハウはもちろん、さらにそこから進化させるため「時代の求める優れた物流サービスとは何か」「価値観が多様化する時代の中で、全てのお客様に喜んでいただけるサービスとは何か」をしっかり見据え、挑戦しています。

今回、なりすまし打刻の防止とペーパーレス化を目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」、「簡単!IDプリント」によって、正確性のある打刻情報を確保しながらなりすまし打刻を未然に防止、ペーパーレス化とリアルタイムでの見える化を実現したという伊勢崎運輸様にお話を伺いました。

課題
- なりすまし打刻の発生が隣接した運用
- 状況の見えない管理により二度手間が都度発生
- 従業員の増加とともに増大する管理の手間
導入のきっかけ
- 各現場の運用に合わせて打刻方法が選択できる
- 生体認証打刻によるコスト削減
効果
- 二度手間と不必要な紙の発生を解消
- 生体認証打刻により正確性のある情報を確保
- クラウド管理による業務効率化
- 的確なアドバイスと手厚いサポート

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課題

なりすまし打刻の発生が隣接した運用

打刻に関しては、社員証を利用したICカードで出退勤時刻を記録していました。
しかし、ドライバーなどの現場従業員は、首から社員証をかけて作業すると、カードが圧縮されてしまう場合や、紛失・破損、ネックストラップの引っ掛かりによる事故が発生する可能性がありました。
そのため、社員証をデスクに置いたまま作業を開始してしまうケースが発生し、社員証を常に持ち歩くよう指示していたものの、なりすまし打刻が可能な状態であったことが課題として残っていました。
なりすまし打刻が実際に発生したことはありませんが、例えば遅刻があった場合でも、他の従業員が代わりに打刻できてしまう可能性があるため、その発生を未然に防ぐ必要があると考えていました。
また、時短勤務など時間制限のある従業員も多く、出退勤時に打刻待ちの列ができることも日常的に見られたため、正確さはもちろんですが従業員の手間も削減したいと思っていました。

状況の見えない管理により二度手間が都度発生

有休などの各申請は部門責任者が紙で管理し、最終的には打刻データと突合していましたが、紙の運用によって管理側に申請書が届くまでに時間がかかることが課題でした。
特に最終管理者が本社にいる場合、書類が本社に届くまでに3日ほどかかるため、PDFで提出を行うなど対応していましたが、その後に申請書が再び届くなど、どの情報を正として扱うのかの判断や本人確認などの二度手間が発生していました。
さらには申請が部門まで届かないといった滞りもあり、申請が行われたかどうかが不明確なことも多く課題を感じていました。
また、有休残数の管理も複雑で、エクセルによる手入力で時間がかかりミスも頻発し、日々の有休消化や日数確認なども手動で行い、都度提出が必要となる場面も多く、ヒューマンエラーの増加も懸念していました。
倉庫部には約200名のパート従業員がいましたが、1人の担当者が管理していたため、4〜5年が経過した頃から、会社の拡大に伴って従業員数が増加し、今後は管理がさらに難しくなると感じていました。

従業員の増加とともに増大する管理の手間

以前までは別の勤怠管理システムを使用していましたが、給与ソフトとの連動が出来ておらず、担当者が毎月全従業員分の勤務データを給与ソフトへ手入力していたため、手作業による手間がかかっていました。
当時の従業員数は約200名だったためギリギリのところでなんとか対応していたものの、今思えばかなりの件数を手入力や紙によるアナログで管理していたと思います。
従業員が増えるにつれて、管理や作業の負担も比例して増加するため、将来を見据えた運用と管理方法の見直しが必要だと感じていました。

導入のきっかけ

各現場の運用に合わせて打刻方法が選択できる

給与ソフトの保守サポート終了がシステム切り替えの大きなきっかけとなりました。会社の規模拡大に伴い管理が追いつかない部分も多くなり、タイミングが合った形です。
また、なりすまし打刻への課題ももちろん懸念点のひとつとして存在していましたが、時間外労働の管理にも課題を感じている部分があり、特に外部倉庫では残業時間が実際には時間外労働に該当しないケースも発生していました。
これらの課題を解決するため、生体認証による正確な打刻方法の導入など条件に合うシステムは何かと販売店に相談したところ、クロノスを勧めてもらいました。
コスト面でも魅力的で、事務職員は従来通りICカードで打刻できること、現場従業員は指認証打刻を使用するなど条件に合った運用ができる点から、機能比較をあまりせずに導入を決定しました。

生体認証打刻によるコスト削減

生体認証の静脈認証打刻の場合、カードを発行するまでの時間やコストがかからない点も導入を決めた理由です。
導入前は全従業員がICカードによる打刻を行っていたため作成や再発行などの時間や工数、コストが発生していましたが、指静脈認証であればシステムにマスタ登録を行うだけで準備が完了し、緊急時にも迅速に対応できると考えました。
さらに、コロナ禍の影響を考慮し、引き続きICカードでの打刻を行いつつ、運用に合わせた打刻方法が選択肢から選べることは導入を決めた理由のひとつになりました。

効果

二度手間と不必要な紙の発生を解消

最も効果を実感しているのは、ペーパーレス化の実現です。
紙や手入力による集計が不要になり、勤怠集計や申請から紙を排除できたことは大きなメリットで、これにより約80％の紙類を削減できたのではないかと感じています。
それに伴い、もちろんコスト削減も実現しました。
有休の申請が多く発生する時期は届いた申請書を机有休の申請が多く発生する時期には、届いた申請書を机いっぱいに並べ、誰から申請が来ているのかを目視で確認していました。
特にゴールデンウィーク前は、紙であふれかえっていましたが、今ではシステムがすべて自動集計し、従業員ごとにまとめられた情報を確認できるため、申請の取り扱いや用紙の管理が非常に楽になりました。
現在は、申請が部門まで届かないといった滞りも解消され、申請経路をリアルタイムで把握できるようになり非常に便利です。二度手間と不必要な紙の発生がなくなり、効率的に運用から管理まで行えると実感しています。

生体認証打刻により正確性のある情報を確保

現場の従業員は指認証打刻により、なりすまし打刻を未然に防ぐことができています。
不正打刻の防止は大きな課題のひとつだったため、指認証打刻によって正確な打刻情報を確保できる点には大きなメリットを感じています。
さらに、長距離ドライバーなどタイムカードを使用できない状況でも、クロッシオンの申請承認オプションを利用してWebから出退勤時間の申請ができるようになりました。
また、時短勤務など時間制限のある従業員による打刻待ちの問題も解消され、現在ではPC上の正確な時間を確認しながら打刻できています。

クラウド管理による業務効率化

今では給与ソフトへの手入力作業が不要になり、CSVで給与ソフトと連動できるため、ワンクリックで給与までのデータ移行ができています。
これまで本社で一元管理していた勤怠データも、クラウド管理により営業所ごとの担当者が確認できるようになることで業務効率に繋がっています。
また、デフォルトの勤務表やグラフ表示など、見やすいフォーマットで条件に応じてデータを出力できる帳票機能は、以前のシステムには搭載されていなかったため、データ保持や二次利用をする場合に非常に便利で頻繁に活用しています。

的確なアドバイスと手厚いサポート

サポート体制が整っている点には非常に助かっていて、導入時には的確なアドバイスを基に機能の紹介から設定を行ってもらえたため安心感がありました。
これまでのシステムでは、教えてもらわなければ知らない機能が多く、要望に対して合致しなかったために紹介がなかったのかもしれませんが、解決策としての提案が少なかったという印象があります。
機能や情報を聞かなければ知ることができず、そのため管理側だけで解決まで辿り着けないという状況もあり、システムの初期導入からクロノスを選んでいれば、勤怠管理に関してスムーズに進められたのではないかと感じるほどで、このような経験からも、クロノスの導入時から導入後までの手厚いサポートは大きなメリットだと実感しています。

導入前

導入後

クロノスから伊勢崎運輸様へ

東京営業所 – 営業担当コメント

この度はご多用の中、快く取材をお引き受けいただき誠にありがとうございます。
2024年からはクロッシオンの申請承認サービスも追加いただいたりと、多岐にわたるご利用をいただき、大変感謝しております。
改めて当社製品をご選定いただきました理由、そして導入後の効果実感というお話を拝聴し、少しでも貴社の業務改善にお役立ていただけたようで、光栄に存じます。
今後も「クロノスにしてよかった」と思い続けていただけるよう、サービス向上に尽力してまいります。
長らくのご愛顧、誠にありがとうございます。今後とも末永くよろしくお願い申し上げます。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間を誠にありがとうございました。
生体認証での打刻方法を取り入れることで、より徹底された運用と管理を実現できているとのお声を頂き、嬉しく思いました。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。