グループ全体で施設の勤怠を一元管理、
工数のかかっていた業務の自動化で
負担となっていた作業を効率化できました

株式会社ライフ・テクノサービス

業種医療福祉
社員数 500人（2024年4月時点）
住所〒514-0032　三重県津市中央4-19 LTS中央ビル
ウェブサイト https://www.life-techno.jp/
とつとつウェブサイト https://totutotu.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

「地域に根ざす介護のトータルカンパニー」として、三重県内の9営業所・9施設で介護施設運営、福祉用具レンタル・販売、バリアフリー工事、保育園運営など、地域の高齢の方をはじめとした人々の生活を支える事業を行っています。

今回、勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」の導入で、これまで発生していたエラーを最小限に抑え、シームレスな申請で修正と確認の手間を削減できたという株式会社ライフ・テクノサービス様にお話を伺いました。

課題
- 毎月発生するエラーの修正と膨大な確認作業
- 自社開発のシステムによる手間の発生
導入のきっかけ
- 領域を分けることによって一契約のプランで完結
効果
- リアルタイム反映でスムーズな対応が可能に
- 勤怠を見える化してデータ活用できる
- シームレスな申請で承認までの時間を削減

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課題

毎月発生するエラーの修正と膨大な確認作業

打刻は静脈認証と顔認証による生体認証で行い、自社開発のシステムで集計をしていました。しかし、メンテナンスの度に、社内開発担当者の作業工数などのコストが発生するという課題がありました。
また、打刻漏れや打刻エラーが発生してもシステムが自動で除外処理を行わないため、一人ひとりの打刻情報を印刷して目視で確認する必要がありました。
エラー件数は毎月約200件に上り、総務では半日ほどの時間をかけて手作業で修正をしていました。
このような課題を解決するために、総務で処理を行う前の段階で従業員自身がエラーに気付ける運用方法を模索していました。例えば、従業員の打刻時にエラーが発生した場合、申請書にて報告を行う運用を試しましたが、この方法でも従業員がエラーに気付かないことも多く、結局、総務がこまめに確認をしなければいけませんでした。
さらに、勤務コードの選択ミスや、複数回打刻する必要があるイレギュラーな勤務の従業員に対する対応も課題となっており、単なる打刻漏れ以外にも手作業で修正する必要がありました。当時は毎月、紙の出勤簿が提出されてからわずかな日数で、正しいデータが揃うよう忙しく業務を行っていました。

自社開発のシステムによる手間の発生

勤務に関する各申請も自社開発のシステムを使用していました。必要な機能を随時開発し集計から申請まで行えるようにしていましたが、開発部門の従業員は労務の知識があるわけではありません。実現したい内容について双方で認識合わせを行う必要があったため、多くの時間がかかっていました。
また、最近では定額減税への対応など時期に合わせたメンテナンスがその都度必要となり、苦労していました。
給与システムへのデータ移行においても、自社開発のため関係部署の連携がうまくいかず、タイミングを誤って古い状態のファイルに書き込んでしまうなどのミスが発生し、多方面で課題を感じていました。

導入のきっかけ

領域を分けることによって一契約のプランで完結

いくつかの勤怠管理システムを比較検討しましたが、その中でクロノスを選定した主な理由は、運営する施設ごとに契約する必要がなく、一括管理できる点です。当社では複数の施設を運営しており、このような場合は施設ごとの契約が必要になることが多いのですが、クロノスは管理する領域を分けることができるため一契約で済み、コストの削減につながりました。
さらに、多数の福祉施設で採用実績があることや、シフト管理を行っている当社にとって、「シフトExcel貼付オプション」が非常に魅力的でした。

効果

リアルタイム反映でスムーズな対応が可能に

現在はWeb打刻と手のひら静脈による打刻を行っていますが、課題として抱えていた200件のエラー件数も20件程度にまで抑えることができています。
エラー情報などのアラートが表示され、管理画面で打刻漏れなどの誤りに気付きやすくなりました。最終的な勤務データを確定する場合でも従業員が事前に修正してくれるようになったため、総務にデータが届く時点のエラー件数が少なくなり、作業が進めやすいです。
また、以前は勤怠データを印刷して従業員に確認・押印をしてもらうなど手間がかかっていましたが、現在ではクロッシオンの月次処理機能によりワンクリックで確定処理が行えるようになりました。その結果、リアルタイムで修正や反映内容を確認しながら、正しいデータで迅速に確定処理ができるようになっています。
以前は連携がうまくいかなかった給与システムへのデータ移行もスムーズに処理が行えるようになり、手間とともに人的ミスも削減できました。法改正への対応も自動アップデートされることで従業員の作業負担がなくなり、便利さを実感しています。

『totutotu』三重県や介護福祉を身近に感じ、愛着を持ってもらうことを目的としたオウンドメディア — 『totutotu』三重県や介護福祉を身近に感じ、
愛着を持ってもらうことを目的としたオウンドメディア

勤怠を見える化してデータ活用できる

導入してからまだ1年ほどですが、運用は8割がた定着しています。
打刻や集計、給与移行まで手間が減ったことにとにかくメリットを感じていて、これまでの有休の管理では、自社システムと市販システムの連携が取れていないため手間となっていましたが、今はすべて自動で管理できるようになり非常に便利です。
管理が複雑な勤務形態でも、導入後にデータとして数字を管理できるようになったことで、従業員の勤怠状況を改めてグループ全体で見える化できるようになりました。
今後、数年分のデータが揃えば、出勤率の傾向や比較なども一目で把握でき、有給付与の時期なども確認できるようになるため、今よりもっと便利になると思っています。

シームレスな申請で承認までの時間を削減

各申請においてはクロッシオンによってペーパーレス化を実現しました。二度手間が発生しやすい紙の運用も不要となったため、総務の作業を大幅に削減できて効果を実感しています。
また、申請経路を申請者自身の所属部署上長だけで申請が済むよう設定して、承認までの時間が大幅に短縮されました。総務に届くまでの時間も早く、従業員と総務双方で、スムーズに連携をとれるようになったと実感しています。
クロッシオンの操作画面はポップがわかりやすく直観的に操作ができて、総務はもちろん、従業員からも好評です。導入のきっかけとなった機能であるシフトExcel貼付オプションも、ワンクリックの操作でシステムに反映できるため簡単でした。シフト表の作成は、Webサーバーで自社作成した管理表を、Excelへダウンロード・編集したWebサーバーへアップロードしていましたが、導入後は簡単にシフト表を読み込み編集ができるようになりました。

導入前

導入後

クロノスからライフ・テクノサービス様へ

名古屋営業所 – 営業担当コメント

この度は取材を快くお引き受けいただき、誠にありがとうございました。
人数規模やグループ会社の多さから、導入時にはご不安もあったかと存じますが、テスト稼働を通じてしっかりとご確認いただけたおかげで、現在も問題なくご活用いただけていることを大変嬉しく思います。
今後も安心して長くご利用いただけるよう、弊社一同全力でサポートして参りますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間を誠にありがとうございました。
打刻漏れなどの課題を解決しながら勤怠状況を見える化することで、グループ全体の勤怠対応を見直すことができたというお声をいただき、
大変嬉しく思いました。
今後もより良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。