紙ベースからの解放と客観的な記録を実現、
複雑なシフト制にも自動集計で対応しながら施設内の
見える化に繋がりました

医療法人元気会わかさクリニック

業種医療福祉
社員数 417人（2024年4月時点）
住所〒359-1151　埼玉県所沢市若狭4-2468-31
ウェブサイト https://wakasaclinic.com/

クロノスPerformance
クロッシオン

埼玉県・所沢市に位置し、365日無休の外来診療、夜間診療、24時間体制の在宅医療、無料送迎等、患者様の視点に立った医療とサービスを提供する地域密着型のクリニックです。

今回、紙ベースからの解放と業務効率化を目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」、「タイムレコーダー」によって、複雑なシフト制の自動集計を実現しながら従業員の勤怠を見える化、ペーパーレス化の実現で施設内の意識改革を実現したというわかさクリニック様にお話を伺いました。

課題
- アナログ運用と管理による業務負担
- 紙による手間とコストの発生
導入のきっかけ
- 複雑なシフト制にも自動集計で対応
効果
- 客観的な記録と施設内の意識改革を実現
- 管理側と従業員側の手間を効率化
- 感覚的に操作しやすい画面で修正にも迅速に対応

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課題

アナログ運用と管理による業務負担

クロノスの導入前は紙のタイムカードに出退勤時刻を記録していました。タイムカードが提出された後に修正が発生したり、修正確認などの二度手間の発生から集計時間にも時間を要していたため、管理側で今の運用や管理方法を見直したとき、今後はシステムを導入して業務効率化を図るべきではないかと考えていました。
また、導入した今では従業員の勤務形態に合わせた設定をクロノスPerformanceで約30通り設定して工数をかけずに自動集計をできるようになりましたが、導入前は常勤の従業員とパートで切り分けて管理をしていたため、勤務形態の異なる従業員の30日分の帳票を手作業でエクセルに転記、時には手計算も必要になったりと非常に手間のかかる運用と管理を行っていました。グループの施設は多いものの、なんとかギリギリのところで管理していましたが、毎月の締め日は非常に忙しく、従業員やグループの拡大につれて日に日に管理側の業務負担が大きくなっていました。

紙による手間とコストの発生

基本的には打刻から申請まですべて紙ベースの運用で、すべて紙に記録された情報をエクセルへ転記するといった方法を採用していたため、ペーパーレス化を実現したいと考えていました。
有休などの各申請書に変更や修正があった場合には、申請書を再提出してもらっていましたが、申請書が届かないこともあり、各申請内容のデータが揃うまでに時間がかかったり、一か月経つころには膨大な量の帳票と申請書が溜まることや、管理コストも要していたため課題でした。
過去に提出された書類を確認する必要がある場合には、保管している膨大な紙の中から探す必要があったりと、何かの作業をするたびに発生する手間と紙によるコストに悩まされていました。
また、施設は365日稼働していて週休2日制を採用しているものの、週中で祝日があった場合に発生する代休と振休の周知が進まず、従業員が区別できずに申請書が届くケースもあり、従業員への勤怠の意識づけも見直す必要があると感じていました。

導入のきっかけ

複雑なシフト制にも自動集計で対応

シフト制を採用しているため細かくシフトを組めるという機能に非常に魅力を感じました。
採用しているシフト制が複雑なため導入検討時にはさまざまな勤怠管理システムを比較していたのですが、実現が難しいと思っていた設定方法がクロノスでは可能ということを知り、自分たちの望むところまで手が届くという印象を受けたため導入を決めました。導入時には訪問指導があり、実現したいことやこれまでの集計方法を伝えると、それをシステム上で設定してくれたので非常に助かりました。一見実現が難しそうな部分も可能にしてくれる点が、導入検討時から現在までクロノスを利用し続けている理由のひとつです。

効果

客観的な記録と施設内の意識改革を実現

打刻はICカード打刻とWeb打刻、手のひらをかざす静脈認証打刻へ切り替えました。
Web打刻は外勤の従業員、ICカード打刻と静脈認証打刻は施設勤務の従業員が利用するなど運用に合わせて打刻方法を変えています。手のひらによる打刻は静脈認証の精度も非常によく、今までエラーを起こすこともなくスムーズに打刻できています。
従業員に勤怠管理の意識を持たせるため、タイムレコーダーの掲示板機能を活用し、残業申請時の注意点やお知らせを反映させることで、打刻時に目に留まるように対策を行っています。
また、掲示板でのお知らせと併せて、タイムレコーダー自体に月締め期間の3日間だけ注意書きを貼り付けていますが、システムの導入がきっかけで社内の意識変化というところに前向きに向き合いながら、見直しと対策を行うことができました。
稀に有休や振休の考え方についての問い合わせがありますが、今では自分たちの勤怠をしっかり把握するという意識づけや習慣が定着してきたと実感しています。

管理側と従業員側の手間を効率化

導入前の課題となっていた紙による申請書もクロッシオンによってペーパーレス化を図れました。
今まで届かなかった申請書もスムーズに管理側へ届くようになり、申請書を探す手間や管理コストも削減できました。
また、導入前は従業員からの申請された実績のみでしか情報を把握できませんでしたが、今では管理側が従業員からの申請内容を事前に把握できるようになりました。
従業員はタイムカード機能の集計項目から、残業時間、有休取得日数、残日数などを自分で確認できるようになったため、相互で発生する確認作業の手間を省きつつ、管理側と従業員側で業務効率化を図ることができました。

感覚的に操作しやすい画面で修正にも迅速に対応

導入当初はシステムを使いこなせるかどうか不安でしたが、導入指導のサポートもあり、安心して導入することができました。システムも使っていくうちに感覚的に操作できるようになり、今ではお気に入りの操作画面もあるほどです。
その中でも特にクロッシオンは直感的に操作しやすく、タイムカード機能の修正や各申請、自分の勤務実績を各自で確認できるようになったため、管理側はほぼリアルタイムで情報をすぐに把握し、修正が必要な場合でも迅速に対応できるようになりました。
クロノスPerformanceでは、データが揃わず時間がかかっていた集計作業が自動化され、大幅に時間を短縮できています。また、登録したシフトの内容に基づいて残業時間を計算できたり、個別設定で設けた内容を帳票で出力できる機能や代休と振休の判断をシステムで自動化することもできるため非常に便利です。
操作で悩んだことがあった場合にはクロノスのサポートセンターに問い合わせをしていますが、電話が繋がりやすくスムーズに対応してもらえています。

導入前

導入後

クロノスからわかさクリニック様へ

東京営業所 – 営業担当コメント

日頃より弊社の製品をご愛顧くださり誠にありがとうございます。
今回お客様のお話を伺う中で、多数の課題解決に繋がったというお言葉をいただき、光栄に存じます。
また、勤怠に関する社内の意識改革のために行った活用法をご教示いただき、大変勉強になりました。
今後もよりお客様の勤怠環境に寄り添った、ご利用いただきやすいサービスをご提供できるよう尽力して参ります。

経営企画室 – 取材担当コメント

この度は取材の機会をいただき、誠にありがとうございました。
複雑なシフト制への対応や紙管理からの脱却を実現しながら、効果をご実感していただけているとのこと、大変嬉しく思います。
施設内での運用方法を実際に拝見できたことも、非常に光栄に感じました。
今後もより良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。