ペーパーレス化の実現で各申請や集計方法をシンプルに、
複雑な勤怠集計の自動化により
医師の働き方改革に対応することができました

医療法人社団緑成会横浜総合病院

業種医療福祉
社員数 750人（2024年4月時点）
住所〒225-0025　神奈川県横浜市青葉区鉄町2201-5
ウェブサイト https://yokoso.or.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン
テレタイム
Zaion'nex

「心技一如」心と身体、技力は一つという病院理念を掲げ、横浜総合病院は1976年(昭和51年)の開院以来、青葉区の中核病院として地域医療を支えながら、地域に根差す病院として地域住民の皆様の期待に応える医療を展開しています。

今回、ペーパーレス化の実現と業務効率化を目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformance」と「クロッシオン」、「テレタイム」、「Zaion‘nex」によって、ペーパーレス化を実現しながら医師の働き方改革に対応、複雑な勤怠集計を効率化できたという横浜総合病院様にお話を伺いました。

課題
- 初期導入前の運用と管理の複雑さ
導入のきっかけ
- 汎用性の高い機能が使いやすい
- 医師の働き方改革に対応できる
- システムを切り分けて効率的に管理
効果
- 選択肢の多い機能で柔軟に対応できる
- 自動化による業務効率化で管理負担が軽減

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課題

初期導入前の運用と管理の複雑さ

クロノスを導入してから約15年ほど経ちますが、初期導入前は紙に出退勤時刻の記録を行いながら一部従業員は磁気カードで打刻、スクラッチの勤怠管理システムで管理を行い業務改善を図れるよう、模索しながら運用をしていました。
しかし、ドクターにおいては副業先での勤務や呼び出しが発生した場合など、非常に複雑な勤務が多く発生し、給与形態も一般の従業員とは異なるため、ドクターの労働時間を正確に把握して管理するという点においては、多くの課題を感じていました。
また、病院として自己研鑽と業務の線引きについてのルール作りやみなし残業代分の残業時間など、お給料計算と残業時間の計上がイコールではない部分もあり、正確な労働時間の集計に大きな手間がかかっていました。
細かくルール化した勤務形態の採用や給与支払いのパターンも多種多様であったため、管理側としては業務効率化を図るために、少しでもドクターの手間を省くための方法を工夫しながら日々の業務を行っていました。

導入のきっかけ

汎用性の高い機能が使いやすい

クロノスをいくつかのシステムと比較したときに、一番汎用性のあったことが導入の大きなきっかけです。
当院では業務効率化を図ろうという動きがあり導入の検討を行いましたが、クロノスはフォーマットに縛られずにバリエーション豊富な機能から自由に設定できる製品という印象でした。
複雑な集計内容があった場合でも、決まったフォーマットだけで設定するのではなく、採用している多種多様な勤務形態に対して柔軟に対応できる設定や機能があり、選択肢が幅広いと感じました。

医師の働き方改革に対応できる

医師の働き方改革では残業時間をより正しく集計する必要があるため、それをシステムによって自動集計できるようになったことはとても大きく、年俸に含まれる部分の残業時間を計算したい場合など、細かいルールに対応できる機能が搭載されていることは導入を検討したきっかけとなりました。
様々な管理方法やシステムがありますが、宿直中にオペをした際などオペ室の入口にタイムカードを設置し、外出などで打刻して時間を管理する方法なども検討しましたが、多忙なドクターたちに手間を増やしてしまうため、できるだけドクターには各申請などの手間を増やさずに正確な情報を自動化したいという想いが強かったです。
この管理方法においても今ではクロノスPerformanceとタイムレコーダーの機能によって細かいところまで設定できています。条件に縛られずに管理できるところは、クロノスの導入を決めたひとつの理由になりました。

システムを切り分けて効率的に管理

ドクターの管理においては集計項目が独特なため、より柔軟に対応したいと考えていたところ、クラウド版でドクターの管理を行うという選択肢を提案してくれました。
一般従業員の管理はオンプレミス版で行い、ドクターの集計方法とは切り離して管理することで、ドクターの複雑な集計方法に対応しながら、リアルタイムでの情報把握を可能にする方法です。
一般従業員はオンプレミス版で業務効率化を図るといった、病院内でも管理方法を切り分けて行うことで、病院全体で業務効率化を図ることができました。
また、ドクターの管理をクラウド運用にしてからは、締め日前に極端に忙しくなることも減少し、修正が必要な場合でも迅速に対応できるため作業工数も削減できました。課題に対応できる製品があること、システムを切り分けて管理するという選択肢があること、そして状況に応じて柔軟に対応できることは、職種が異なり複雑な勤務形態を採用している当院にとって非常に助かっています。
また、導入検討段階で情報システム課の担当者もクロノスを気に入ってくれたことも、現在も継続して利用している理由のひとつです。

効果

選択肢の多い機能で柔軟に対応できる

残業申請はクロッシオンのタイムカード機能で行い、有給休暇の申請はのワークフロー機能を使用するなど、業務に応じてシステム内の機能を使い分けています。ドクターの呼び出しにおいては独自に設定を設けることで自動集計が非常にかんたんになりました。
また、クロノスPerformanceでは細かい設定が可能なため、多種多様な勤務形態に対応しつつ、自動化できる点が非常に便利です。複雑な集計内容があった場合でも、決まったフォーマットだけで設定するのではなく、採用している多種多様な勤務形態に対して柔軟に対応できる設定や機能があり、選択肢が幅広いと感じました。
管理側としても「これができたらいいな」という条件が非常に多く、その条件に合わせて設定してもらった結果多くの設定項目が存在していますが、逆に言えばできないことがないというくらい柔軟に対応できると感じています。
運用していく中で「これも必要だった」「こうしたらどうか」といった新しい案や条件が出てきた場合でも、それに応じたベストな設定をその都度設けたり、設定した項目も運用の中で見直しながら不要な項目はかんたんな操作で削除したり整理しつつ、業務に合わせて管理しています。
ドクターの勤務形態は本当に多種多様なため、それに応じた計算方法もそれぞれで異なりますが、こうした多様なニーズに対応できる部分が非常に助かっています。
煩雑な申請や集計方法をできるだけシンプルにすることで、従来の紙の出勤簿や申請運用から大きな変化を感じることができました。

自動化による業務効率化で管理負担が軽減

これまでドクター自身でタイムカードの申請を行うことがなかったため、定着までに時間がかかると思っていましたがドクターの適応は意外と早く、現在では安定した運用ができています。導入前はここまでの定着を想像していなかったため、管理側としても非常に助かっています。課題だった実働時間とそれ以外の時間の正確な集計も迅速に行えるようになり、運用が軌道に乗ってきたと感じています。
導入前は、集計すべき項目が多岐にわたっており、支払う時間外労働と支払う義務のない時間外労働の区別が複雑で、手集計は非常に困難でしたが、今ではこれらの項目をシステム内で区別して集計できるようになり、医師の働き方改革の影響も受けつつより正確に早く集計できることの効果を強く実感しています。
業務負担も非常に軽減し、給与に関わらない部分でも勤務状況や労働時間を把握して管理できるようになり、見える化にも繋がりました。

導入前

導入後

クロノスから横浜総合病院様へ

東京営業所 - 営業担当コメント

十数年にわたり弊社製品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
この度はドクター用に別ライセンスをご利用いただくことで、医師の働き方改革に対応するお手伝いができたことを大変嬉しく思っております。
今後も、より使いやすいシステムと、安心していただけるサポートを提供できるよう精進してまいりますので、よろしくお願いいたします。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
医師の働き方改革への対応をはじめ、弊社システムを通じてドクターと一般従業員の皆さまがより働きやすい環境を実現したとのお話を伺い、大変嬉しく思いました。
今後もより良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。