システム化によって紙運用と管理から脱却、
業務の見える化を実現しながら
今までの工数を大幅に削減できました

ロングライフホールディング株式会社

業種医療福祉
社員数 2,391人（2023年9月時点）
住所〒530-0015　大阪市北区中崎西2-4-12　梅田センタービル25F
ウェブサイト https://www.longlife-holding.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

ロングライフグループは、1986年の創業時より「ケアの業界をサービス業へ」との熱い志を携え、民間のケアサービス専門企業として、1台の訪問入浴車から開始しました。人生100年時代を見据え、新しいライフスタイルを創造し、お客様お一人おひとりをサポートしつづけています。

今回、紙管理からの脱却と業務の見える化を図ることを目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」によって、勤怠データの可視化とペーパーレス化を実現、今までの作業工数が削減したというロングライフホールディング様にお話を伺いました。

課題
- 10年前の運用と管理による煩雑さ
- 紙管理による効率化の難しさ
- 運用における手間とコストの発生
導入のきっかけ
- 条件に合わせて細かく設定ができる
- システム化による課題解決と安心のサポート体制
効果
- 正確な打刻を実現しながら手間を削減
- 変形労働制の細かな計算方法に対応できる
- ペーパーレス化の実現と業務を見える化

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課題

10年前の運用と管理による煩雑さ

クロノスを導入してから10年以上経ちますが、導入前はタイムカードで出退勤時刻を記録し、残業、有休などの各申請を紙で運用していました。記録されたデータや申請内容を目視で確認しながらエクセルに手入力で転記、CSV形式で給与ソフトに取り込むという流れで管理していたため、勤怠管理においての一元化ができず、業務効率化への課題が多く存在していました。
さらに、グループごとで様々な勤務形態を採用しているため勤務状況の把握が複雑化し、管理側の作業量も増加していました。勤怠を確定するまで時間がかかり、勤怠を締めるまでのプロセスをスムーズに進行させることが難しい状況になっていたため、グループでの管理方法を統一しながら課題と向き合う必要があると感じていました。

紙管理による効率化の難しさ

紙のタイムカードや各申請など、基本的に紙ベースの運用だったためそれによる工数の多さや、効率化しずらい管理方法が課題でした。
タイムカードでは打刻漏れや修正が発生した場合、手書きで訂正されたものが管理本部に届き、管理側は届いた内容から出勤時間と退勤時間を確認して1日の勤務時間を手作業で計算していたため、手間のかかる工数とヒューマンエラーが発生し、負担を感じていました。
残業などの各申請においても、申請書が管理本部に届かないという問題や、承認の印鑑がないまま提出されるケースもあり、申請が承認された時点で内容に誤りがないかどうか、承認の押印がされているかを確認する必要がありました。
これらの課題から管理側では期日を設けて提出を促し、拠点ごとに提出された日をリスト化しながらチェックを行うなど工夫を凝らすものの、思うようには改善されず期日になっても提出がないことや、期日ギリギリで提出される内容は管理側の手元にある情報と一致しないこと、手書きのために記載内容が読み取りにくいという課題もありました。
作業内容や進捗状況も紙管理だと見えづらく、従業員の勤怠に関する意識も低く感じていました。

運用における手間とコストの発生

毎月、4～5箱もの書類が紙で発生していました。運用の大部分が紙に依存していたため紙管理による負担は大きく、締め作業が終わると記録された書類を保管場所に送るという作業を毎月行っていました。
出勤簿の保存期間もあるため、保管スペースを確保する際にはそれらを考慮しなければならず、毎月翌月の保管スペースを確保するために、一枚一枚内容を確認して整理する必要がありました。このような手間と保管場所の確保は紙管理に依存していたために必要となり、その結果様々な面でのコストが発生していました。

導入のきっかけ

条件に合わせて細かく設定ができる

導入当初は10年以上も前になりますが、当時は勤怠の自動集計と申請承認のペーパーレス化を目的に、「就業管理たんぽぽ」と申請承認システム「Zaion‘nex」をオンプレミス環境で運用していました。
その後、現場の従業員がより働きやすい環境にするため「クロノスPerformance」と「クロッシオン」に切り替え現在のクラウド運用に移行しましたが、変形労働制に対応した細かい機能が豊富に搭載されているというところは切り替え検討時の理由になったと思います。
有休の消化義務など細かくデータを管理し、正確に集計して把握できることや、以前からシフト作成用ソフトを採用していたため一部の運用は変えずに踏襲できるシフトExcel貼付機能も便利なこと、アラートなど条件に応じて設定できるところはクロノスを導入した大きなきっかけです。

システム化による課題解決と安心のサポート体制

ペーパーレス化によるコスト削減や法令遵守、グループで統一された運用や管理、リアルタイムでの各種申請状況の管理など様々な目的がありました。勤怠や申請においては従業員が支配人に依存している運用だったため、従業員が自ら勤怠から申請までをシステム上で行えるように改善したいと考えていました。
そうすることで、従業員にはシステムに慣れてもらいながら業務効率化につなげてほしいという想いと、システム化によって支配人が行っていた修正作業の手間を減らし、ヒューマンエラーを防ぎたいという目的がありました。それと同時にシステム化によって正確な情報を管理しながら、従業員の意識改革も図りたいと考えていました。
また、クロノスの導入時は他のシステムとも比較し、細かいニーズに応えることができるという提案から導入を決定し現在に至りますが、導入時のサポートも頼りになること、望む管理方法を実現できるようにフォローしてくれるところなど、サポートが手厚く安心して任せられるという点は、今もクロノスを利用し続けている理由です。

効果

正確な打刻を実現しながら手間を削減

導入後の出退勤時刻の記録はスマホからWeb打刻できるようになったため、現場に縛られずに客観的な記録を残せています。打刻漏れも非常に減り、打刻時間と残業申請などの内容を照らし合わせながら正確な情報を把握して扱えるようになった点はメリットを感じています。
特に打刻時間の証跡を残せるというところは勤怠を取り扱う管理側としてとても重要で、残された証跡から正しい情報は何かを判断するために役立っています。
従業員の勤怠に対する意識も向上し、申請なども従業員自ら行うようになり、システムアレルギーの解消にも一定の効果が見られ、その結果として正しい情報から集計した勤務状況をシステムを通じて見える化できるようになりました。
また、各集計項目についてもタイムカードから確認できるため、従業員からの問い合わせも以前より非常に減少しています。
今までは申請する段階で有休の残日数が足りないというケースも多くありましたが、各自が把握しやすいように自動集計された有休の残日数を給与明細にも載せるようにしているため、システムに反映されている内容と給与明細に記載された内容を照らし合わせながら自分達で情報を確認できるようになりました。
現時点での状況を把握したうえで申請してくれるようになったため、従業員と管理側の手間を削減できています。

変形労働制の細かな計算方法に対応できる

変形労働制に対応した細かい設定をシステム化できるというところに大きな効果を感じています。
変形労働制では、週の労働時間が40時間を超えた時間を超過分として取り扱い、祝日や公休がある週と無い週では異なるシフトを組む必要があるため、それらを考慮した設定ができる点が非常に便利でした。
具体的には、変形労働制で177時間の労働時間を計算する際にシフトが変更された場合でも、法定労働時間や超過時間や週の40時間を超える場合の割増賃金などが細かく設定でき、労働時間の集計を柔軟に設定できるため、自動集計による業務効率化を実感しています。

ペーパーレス化の実現と業務を見える化

各申請をシステム化できたことによる効果は大きいです。
運用が定着するまでには多少時間を要しましたが、従業員も徐々に慣れていき、申請から承認まで現場単位で行ってくれるようになったため、データ確定までのスピードも速くなり、手元に届かなかった申請も今では届くようになっています。
各申請についても従業員が申請内容の違いを把握した上で申請してくれるようになったと実感していて、管理側としてもシステム上で申請内容を一目で把握できるため、拠点ごとで異なっていた管理方法も一本化しながら情報を整理できるため便利です。
管理側で集計作業を行うなか、データの進捗や対応状況、勤怠データから申請状況などもリアルタイムで把握できるため、業務や状況が見える化され拠点ごとに課題を洗い出し、改善につなげることができました。
また、ペーパーレス化は初期導入の前提条件でしたが、導入して実感していることはそれぞれの業務や状況など各方面の見える化に繋がったという点です。
監査などで各資料が必要になる場合でもシステムからデータがすぐに拾うことができるため、資料作成にかかる時間や手間も大幅に削減されています。

導入前

導入後

クロノスからロングライフホールディング様へ

大阪営業所 - 営業担当コメント

いつも当社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
お客様のご支援に心から感謝申し上げます。
これからも、より良い製品とサービスでお客様にご満足いただけるよう努めて参りますので、何かお困りごとやご要望がございましたら、いつでもお気軽にご相談ください。今後とも、よろしくお願い申し上げます。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
紙管理からの脱却で業務効率化を図りつつ、グループ全体の管理方法を統一できたことにメリットを感じていただけたとのお言葉を頂戴し、大変嬉しく感じました。
今後もより良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。