会社全体で就業状況を見える化、
客観的な打刻を実現しながら業務の課題を
洗い出すことができました

信濃毎日新聞株式会社様

業種情報通信業
社員数 430人（2023年4月時点）
住所〒380-0836　長野県長野市南長野南県町657
ウェブサイト https://recruit.shinmai.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

1873（明治6）年の創刊から150年にわたって長野県をエリアとする日刊紙を発行、日本で３番目に長い歴史を持つ新聞社です。紙媒体の良さを大切にする一方で、ニュースサイト「信濃毎日新聞デジタル」や各種SNSでの発信力を高めるなどデジタル分野で新聞社の総合力を生かした歩みも進めています。新聞媒体の特性をいかして地元企業を支援したり、長野マラソンをはじめとする各種文化スポーツ事業の運営をしたりするなど地域の産業文化の振興にも尽力しています。

今回、働き方改革への対応や客観的な打刻の実現を目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」によって、勤怠データの可視化と勤務状況をいつでも確認できるようになり、管理効率が向上したという信濃毎日新聞様にお話しを伺いました。

課題
- システム内で十分に対応できない従来の管理方法
- 確立されない客観的な打刻と見えない勤務状況による手間が発生
導入のきっかけ
- 高機能でちょうどいいコストパフォーマンス
- シフトExcel貼付オプションで一部運用を踏襲
効果
- 客観的な打刻と業務効率化を実現
- アラートから勤務状況を把握
- 課題を見える化することで従業員の意識も変化
- 導入指導と運用サポートの手厚さ

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課題

システム内で十分に対応できない従来の管理方法

これまで当社では、スクラッチ開発した専用システムとワークフローシステムを連携させ、従業員の労働時間管理を行っていました。
自己申告・回覧・押印といった業務フローによる管理は約20年の間ほぼ変わらず、法改正の度にシステムの改修コストが掛かったり、必要な集計データの抽出を人事部員が手作業で行わなければならず対応に時間と手間が掛かることなどが大きな課題となっていました。
加えて、昨今の働き方のひとつでもあるリモートワーク、スライドワークといった様々な働き方への対応への足かせにもなっていました。

確立されない客観的な打刻と見えない勤務状況による手間が発生

外勤者においては外出先からの勤務開始・終了時間の打刻方法が確立されておらず、勤務時間が不規則なこともあって、打刻を習慣化させることが難しいという状況がありました。外勤者には随時、出退勤時刻をメモに残してもらい会社に戻った際に速やかに記録するよう促していましたが、日々のデータが締め日の前にまとめて記録されるケースもあり、所属長も勤務状況を把握しにくい状態でした。
人事部が個々の勤務状況を確認する中で、入力ミスとみられる場合は本人に確認し所属長の承認を得るなど、修正するのに手間と時間がかかっていました。
このような実態の中から、客観的な打刻を実現させ、健康経営を推進するうえでも勤務状況を正確に把握することの重要性を改めて認識し、個々の働き方や日々の勤務状況を可視化しながら、様々な課題に向き合う必要があると感じていました。

導入のきっかけ

高機能でちょうどいいコストパフォーマンス

3社からの提案を受け、他のシステムと比較したときに、必要な機能とコストパフォーマンスがちょうどいいと思いました。
平日の午前9時から午後6時までのような定時勤務だけの労務管理であれば、よりコストの安い製品を導入していた可能性もありますが、当社は外勤や裁量労働、深夜勤務、ローテ職場など、さまざまな勤務形態があるためすべての勤務形態に対応する製品が必要でした。当社にとって非常に重要な要素でしたが、その条件にクロノスが合致しました。
また、当社は深夜勤務の割増率が時間帯によって異なる制度を採用していますが、時間帯に応じた割増率を自動計算できる機能が他社製品では備わっていないものもありました。機能の充実さとコストのバランスが優れている点はクロノスを選んだ大きな理由の一つです。

シフトExcel貼付オプションで一部運用を踏襲

シフト制職場は所定勤務時間が日々変わるため、毎日所定勤務時間を変更した上で、始業・終業時刻を入力しないといけないのが大変でした。シフトExcel貼付オプションでシフト表を活用しながら、ワンアクションで簡単にシステムに所定勤務時間が反映されるので、日々の変更作業が軽減されました。この機能も導入のきっかけの一つとなりました。

効果

客観的な打刻と業務効率化を実現

出退勤打刻の打刻漏れも導入当初から比較すると減少傾向にあり、徐々に定着していると感じています。
今までは問い合わせがあった段階で手作業による確認作業を行っていた集計項目も、クロッシオンのタイムカード機能から確認できるようになったため、休日の取得状況を社員が自分自身で確認できている点にはとても助かっています。
採用している様々な勤務形態と休暇の種類があり、看護や介護休暇などのデータも効率的に集計できるようになったため信頼性の高い記録ができているという実感があります。
法定休日（4週4休）の取得状況は帳票を見ながら手作業で数えて確認していましたが、クロノスを導入してからは情報の把握が大幅に迅速化されました。現在は設定を組んで、クリックするだけで情報が確認できるようになったので今まで時間を要していた工数が削減できています。
また、社内では育児介護休業法の改正に伴う時間単位での休暇管理は手作業で行わざるを得ず、細かなところまで管理が行き届いていなかった課題もありましたが、今では時間単位でのデータ管理や月間の残業時間が60時間を超える場合の割増率など、容易に管理できるようになりました。

アラートから勤務状況を把握

時間外労働が多い傾向にある社員についてはあらかじめアラートの設定をして、超過する前に管理者側で状況に気付けるよう設定しています。これによって、設定した時間を超過してしまいそうな社員や、今までのデータから超過傾向のある社員に対し、注意喚起という名のジャブを打つことができるので、リアルタイムで把握できるのはとても便利です。
また、各従業員が今月はきちんと休めているか、年間累計ではどのくらい休暇を取得しているのかといったことも簡単に把握できるようになったので、所属長も社員の勤務状況の変化が分かりやすくなりました。
仕事の質を向上させるために、今後は運用期間が経過する中で過去の勤務状況を比較したデータとしても活用したいと思っています。

課題を見える化することで従業員の意識も変化

きちんとシステム化すると勤怠管理の方法がいかに曖昧だったかというところが洗い出され、今何を取り組むべきか課題が見えてきました。
労務管理に特化されたシステムを運用することで、入力していく過程で今まで自分達の見えていなかった部分が可視化されるようになり、課題が言語化されたと共に従業員の理解が深まったと感じています。それと同時に、従業員の意識変化にも関与できていると効果として実感しています。

導入指導と運用サポートの手厚さ

導入指導では、実際どのような時間を目安に設定して入力すればよいのか基準に迷ったときでも他社の設定例を参考に、システムに設定や各項目を入力していく段階で一緒に設定項目を決めながら親切にサポートしてくれました。
手厚く対応してもらえたお陰で管理側の理解も深まり、今も問題なく運用できているのだと感じています。
また、運用する中で設定方法がわからなくなった場合には、クロノスのカスタマーサポートセンターに問い合わせを行っていますが、非常に明快に回答してもらえています。
やはりリモートで一緒に画面を見ながら設定を見直してもらえるのは非常に有難いです。問い合わせ時も長時間待つことなく助かっています。

導入前

導入後

クロノスから信濃毎日新聞様へ

東京営業所 - 営業担当コメント

日頃より弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。また、取材について快くお引き受けいただき、誠にありがとうございました。ご選定理由やご提案の際にご案内させていただいた機能を実際にご使用いただいているお話を聞くことができて、大変嬉しく思いました。
今後も、より使いやすい、安心していただけるサポートをさせていただくよう精進してまいりますので、よろしくお願いいたします。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
弊社のサービスにより、従来の紙管理や二度手間の多い作業から脱却できたとのお言葉を頂戴し大変嬉しく思います。
特に「高機能でちょうどいいコスト」というお言葉が印象的で、効果を実感しながら日々ご活用いただけていることを伺い、非常に感謝しております。
今後もより良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。