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労基対策として残業の一覧をチェックしたり、早い段階で各種時間を把握し残業の抑止を行うことができるようになった！
従来の紙の打刻からシステムへと切り替えをするためには、運用ルールを作成したり、社員への通達を行うなどの労力が必要となります。しかし、変更後に業務がうまく軌道に乗ってくると、手作業でやっていたものが自動化されるため、便利になったと思うことの方が多いと思います。
クロノスは各種集計表が充実しおり、例えば各現場の残業時間の把握が申請が承認されたタイミングで反映されるので、労基対策として、残業の一覧をチェックしたり、早い段階で各種時間を把握し、残業の抑止を行うことができるようになりました。
日創プロニティ株式会社様は、福岡に本社を構え東京、大阪、福島に営業所を、福岡、福島に工場を展開する金属加工企業です。
比較的経営規模の小さな専業業者が多い金属加工業界にあって、自社の一貫加工体制による高品質・短納期・低価格を実現しお客様からのあらゆる要望に応えることで高い評価と信頼を得ておられます。
加工の受注だけでなく「ソーラーネオポート」や「シェードウォール」といった自社商品を開発するなど、積極的に事業展開も行っています。
平成30年の創業40周年に向け、金属加工のみならず、「加工」をキーワードにした事業分野や企業価値の向上を見込める事業分野のM&Aとアライアンスの推進により、事業領域を拡大し事業の多角化を目指しています。
コンプライアンスの観点から労働基準法に順じた労務リスクの洗い出しを社労士に依頼した際、就業管理のあり方についての指摘を受けたことをきっかけに、システム化を検討されました。
従来は、FAXで本社と拠点間との勤怠情報のやり取りをしておられましたが、申請書関係は何度もFAXでやり取りを繰り返すことで、文字が劣化して判読性が低下するなど、非効率さを感じておられました。
また、勤怠情報の集計作業についてもタイムカードと申請書をすべて手作業でチェックし、システム取り込み前にExcelの個人シートに時間と申請内容をすべて入力、勤務集計表を作成してから給与ソフトに入力する方式をとっておいででした。この作業を自動化・効率化することにより、締日後の忙しさを軽減したいという思いをお持ちでした。
従来、紙式のタイムレコーダーを使用していた際は、手集計、申請書との突合せ、給与ソフトへの手入力と社員100名を超える人数の処理には、かなりの時間を要していました。
月1回のチェックでは量も多くなるため時間的にも厳しく、月2回に分けて半月ずつのチェックを行っていました。その際、各現場のExcelで作成している勤怠集計表を都度FAXやメールで送ってもらい、総務側でチェックを行っていました。現在では、zaion'nexで見たいときに管理者としていつでも画面をチェックでき、書類を送ってもらう手間もなくなり印刷する紙も削減されました。
各工場では、部門長が所属社員の勤怠を入力する運用に変更しました。
従来は紙に判子を押すだけの方式でしたが、zaion’nex上で部門長が能動的に管理するようになったことで、社員の勤怠実態をしっかりと把握してもらえるようになりました。
各工場では、派遣社員の勤務実態もタイムレコーダーを使って把握しています。従来は、派遣会社からの請求の確認要請を受けて、工場で派遣社員分のすべてのタイムカードを手集計の上突合せを行う必要が発生していました。
今ではzaion'nexで実績を確認できるため、派遣会社の請求書の時間と、タイムカードで計算されている時間を見比べるだけでよくなり、格段に便利になりました。
次のステップとしては、zaion'nexのデータブックオプションを設定し、利用していく用意をしています。
現在は会社の規程が変更になると、各営業所や工場の分を印刷し郵送、各事業所にある古い規程集を都度差し替えています。今後はデータブック上で展開することで拠点からいつでも閲覧できるようになるため、差し替えや発送の手間が省けると期待しています。
また、今までは、届出の原本をサーバーに置いて運用してきました。この方法だと、誰かが上書きしてしまうなど、原本が変わってしまう危険性があります。
今後はデータブックから原本をダウンロードする方法に変更することで、問題を解決することができます。こうした規程集の変更や各種通達に関して、回覧板機能を利用し、誰が見ていないかを一目で把握できるところも評価しています。
今後はこれらの機能をフルに活用し、子会社の業務効率化や労基法関係のコンプライアンスに一層つとめていきたいと考えています。
